Какими бы темпами ни шла вакцинация, недавние события показали, что пандемия продолжает угрожать гостиничному бизнесу, правила размещения гостей в отелях меняются за секунды, и никто не застрахован от очередных локдаунов и отмен мероприятий.
Отдельная тема для отелей- группы. Если с индивидуальными бронированиями все более-менее понятно, остается вопрос, как работать с группами в условиях неопределенности. Даже если отель пропишет строгие условия аннуляции, группа может отмениться, если в регионе начнут действовать строгие правила проживания в отеле или снова будет введен локдаун. Можно прописать в договоре на группу штрафные санкции, но никто не гарантирует их получение в случае форс-мажора. Скорее всего, в случае отмены мероприятий и введения ограничений придётся сесть за стол переговоров и договариваться с турфирмой о переносе бронирования без штрафа.
Но главное, у отеля останется непроданным блок номеров, который ещё надо будет как-то реализовать за довольно короткий срок. И это гораздо более серьезная проблема, так как в условиях пониженного спроса это будет сделать непросто. Чтобы минимизировать возможные потери, лучше делать упор не на штрафы в случае аннуляций, а на контроль над загрузкой, чтобы своевременно отреагировать на любые изменения.
Я предлагаю использовать ступенчатую отмену, особенно если блок занимает большую часть номерного фонда. В этом случае отель договаривается с турфирмой о том, что блок будет регулярно пересматриваться на предмет реализации номеров. Конечно, важно поговорить с партнерами и узнать как можно больше об этой группе, с какой целью собирается, как будет формироваться, какие условия оплаты и аннуляции предлагает сама турфирма туристам. От этого будет во многом зависеть даты пересмотра блока и то количество номеров, которое может быть отдано из блока в продажу индивидуалам.Ранее, до кризиса, мы использовали этот подход при работе с группами, в которых гости платят сами за себя. Обычно это происходило с какими-то мероприятиями, когда агентство договаривалось о специальных комиссионных тарифах на блок номеров, но гости бронировали номера самостоятельно. При этом, разумеется, бронирования происходили в разное время, и для этих целей на сайте отеля создавался специальный блок номеров и заводились тарифы со специальными ценами, доступ к которым гости могли получать с помощью введения промокода.
В таких группах компания не несла ответственность за аннуляции бронирования, так как они совершались индивидуально, в разное время и иногда с разной продолжительностью проживания. Именно поэтому работа с такими группами строилась по принципу своевременной отмены незабронированных номеров.
- Отель определял опцию 1 для всей группы. К этой дате компания должна была определить примерное количество участников и сообщить, какое итоговое количество номеров должно остаться в блоке.
- Отель назначал Опцию 2, то есть дату, когда велся учет количества реально забронированных номеров в блоке. Если к этой дате не все номера из блока были выбраны участниками мероприятия, отель определял, какой процент номерного фонда от блока готов держать дальше, принимая во внимание риск непроданных номеров.
- Наконец, отель назначал опцию 3- дату, после которой все незабронированные к этому моменту номера из блока выставлялись на продажу индивидуальным гостям. Если кто-то из участников мероприятия не успел забронировать себе номер до этой даты, то он лишался права на специальный тариф и мог совершить бронирование по открытому тарифу. Если, конечно, номера еще оставались в наличии.
Ровно по такой же схеме можно попробовать действовать с блоками от турфирм в период неопределенности:
За 30 дней договориться пересмотреть блок номеров совместно с турфирмой. Если, к примеру, из 50 заявленных номеров в блоке подтверждено (внесло предоплату турфирме) только 10 номеров, отель может оставить в блоке только 30 номеров, остальные начать продавать индивидуалам.- За 21 день снова посмотреть, и если из 30 номеров внесена предоплата только за 15, оставить в блоке 20, остальные начать продавать.
Соотношение нужно искать индивидуально, в зависимости от размера блока, а также от информации турфирмы.
Так отель сможет регулировать загрузку и не останется в случае чего с необходимостью срочно продавать 50 номеров за 10 дней до предполагаемого заезда аннулированной группы.
Это авторский материал. Мнение редакции может не совпадать с мнением автора.
Об авторе
Безбородова Ксения Андреевна,
ведущий специалист глобального онлайн туристического агентства.
- Эксперт в области управления доходом, управления продажами независимых и сетевых отелей.
- Более 10 лет руководила продажами в независимых и сетевых отелях Санкт-Петербурга, Сочи, Волгограда.
- Четыре года работает в одном из ведущих онлайн тревел агентств, имела опыт развития рынков Санкт-Петербурга, Средней Азии, Минска и Молдовы.
- Спикер российских и международных конференций: Hospitality Marketing Forum 2018, 2019, Петербургский Welcome Forum 2017-2019, Travelhub 2019 в рамках Международной Ассамблеи UNWTO и многих других.
- Создатель авторских обучающих курсов, направленных на повышение общей профессиональной грамотности отелей-парнеров и обучение основам работы с онлайн сегментом. Автор статей и публикаций в прессе на тему управления доходом, управления гостиничным бизнесом.