ЗАКУПКИ В ОТЕЛЕ: КАК КОНТРОЛИРОВАТЬ И СНИЖАТЬ РАСХОДЫ?

Для предоставления гостиничных услуг каждый отель должен располагать необходимыми материалами, оборудованием, мебелью, посудой, постельными принадлежностями, профессиональными моющими средствами и множеством других важных составляющих для обеспечения комфортного проживания гостей. Это известно любому отельеру.

Следовательно, в процессе своей работы предприятию индустрии гостеприимства требуется организовать процесс закупа и логистики: сперва наладить/запустить, а потом думать, как сэкономить.

В данной статье предлагаю сразу смоделировать две ситуации, две триггерные точки всех управляющих GM. Первая, когда в средстве размещения предусмотрен отдел закупок, обычно это точно есть в крупных отелях от 100-150 номеров, и вторая реальная ситуация на рынке, когда гостиница с небольшим номерным фондом не может держать в штате отдельно человека, кто занимался бы не только закупками, но и аналитикой данных. Руководителям подразделений приходится обходиться собственными силами и переключаться с операционной деятельности управления службой на созвоны с поставщиками.

С одной стороны, когда в структуре предприятия предусмотрена служба снабжения, это облегчает многие бизнес-процессы и, кажется, что все под контролем. Но не лишним будет проанализировать работу Вашего сотрудника, задавая, к примеру, такие вопросы:

• 1) Знает ли Ваш менеджер по закупкам годовые объемы закупа каждой номенклатуры или категории закупаемого ассортимента в отеле?
• 2) Какая сумма тратится в год на закуп, например, гостевых принадлежностей: шампуни, кондиционеры для волос, гели для душа, мыло в индивидуальной упаковке и др.?
• 3) По какой цене Вам отгружают махровые тапочки каждый месяц/квартал/год? А сколько штук в год Вы закупаете эти тапочки?
• 4) Видели ли Вы официальные письма (предупреждение) от поставщика о повышении цен на продукцию, которую вы закупаете в больших количествах, к примеру, молоко? Рассмотрела ли служба снабжения альтернативные предложения от других поставщиков/местных фермерских хозяйств? Выезжали ли сотрудники на ферму, чтобы познакомиться и обсудить сотрудничество?
• 5) Получаете ли Вы хоть какую-то аналитику от отдела снабжения? Цифры? Обоснованный переход на поставку продуктов другого контрагента? Расчет экономии при смене производителя одного из товаров, закупаемого на шведку?

В случае отрицательных ответов Ваш отдел закупок работает, к сожалению, по принципу «главное заказать и привезти в отель», но средству размещения еще не удалось выстроить аналитическую работу с входными ценами, построить процедуру внутреннего тендера, стандарты отбора поставщиков и т.д. Вам, как генеральному менеджеру отеля, собственнику бизнеса необходимо углубиться в этом вопросе, выделив в своем плотном графике время и терпение. Попробуйте использовать схему ниже.

Если закупка осуществляется силами самого руководителя или собственника бизнеса. Для оптимизации закупочного процесса начните со следующего:

• 1) Проанализируйте годовые объемы закупок по всем категориям (food/non food);
• 2) Составьте таблицы: «Анализ потребления продуктов»/«Анализ потребления напитков»/Анализ потребления расходных материалов, гостевых принадлежностей/Наполнение номерного фонда (с англ. «Consumption Analysis/Food/Beverage/Operation Supplies») и т.д. с указанием названия номенклатуры, единицы измерения (кг, штуки, литры), количество закупа в месяц, потраченной суммы с НДС или без НДС ежемесячно и итоговая сумма по данной позиции. Вставьте соответствующие формулы в Excel, чтобы вести отчетность регулярно, а программа подсчитывала цифры автоматически, например, как показано в таблице 1. Сделайте по аналогии остальной товарный ассортимент.
  
• 3) Посчитайте траты за целый год. Ранжируйте значения, начните работать со значимыми позициями. В управлении товарным ассортиментом существуют анализ АВС, в основе которого лежит принцип Парето. С помощью этого анализа можно ранжировать любые объекты, если у них есть числовая характеристика. В закупках это самостоятельный инструмент по снижению затрат на расходные материалы.
• 4) Зная свои годовые объемы, проанализируйте рынок, поставщиков и их коммерческие предложения.
• 5) Проведите переговоры с поставщиками, делая акцент на объемах.

Данный сценарий снижения затрат отражает один из нескольких методов оптимизации. Какие еще методы доступны для отеля с любым номерным фондом рассмотрим в следующий раз.

Никогда не забывайте, что при оптимизации закупочного процесса не должно меняться качество предоставляемых услуг и материалов!

Это авторский материал. Мнение редакции может не совпадать с мнением автора.