ЧТО ТАКОЕ СИСТЕМА БРОНИРОВАНИЯ ОТЕЛЕЙ: ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ОТЕЛЬЕРУ

Что такое система бронирования отелей

Система бронирования отелей — это программа, которая помогает гостинице продавать номера онлайн. Она может быть встроена в сайт отеля или агрегатора, работать в мобильном приложении или открываться через чат-бота.

Главная особенность системы в том, что она работает без участия администратора: автоматически проверяет, доступны ли номера, мгновенно подтверждает брони и принимает оплату онлайн.

В чем задачи такой системы:

• Помочь гостю легко забронировать номер без звонка или письма администратору.
• Позволить отелю продавать номера в любое время, даже когда администратора нет на месте.
• Автоматически обновлять информацию о доступных номерах и ценах.
• Помочь отельеру увеличить долю прямых продаж и вырасти в прибыли.
• Снизить нагрузку на персонал, чтобы использовать его ресурсы для более важных задач.
• Собирать и хранить данные о бронированиях, чтобы анализировать их и улучшать клиентский опыт.

Как работает система бронирования отелей

Начнем с того, из чего состоит система. Вот ее основные элементы:

• Интерфейс. Это то, что видит гость: форма поиска номеров, календарь с доступными датами, номера, цены.
• Личный кабинет для сотрудников отеля. Здесь управляют бронированиями, тарифами и другими настройками.
• Система синхронизации данных. Простыми словами, если гость забронировал номер, тот сразу исчезает из списка доступных номеров на других площадках.
• Платежная система. Позволяет принимать деньги онлайн разными способами, например, банковской картой, по куар-коду или ссылке.

Вся работа строится на взаимодействии трех сторон: гость — система — отель. Клиент заходит на сайт гостиницы или в агрегатор, выбирает номер и оформляет бронь. Система бронирования регистрирует заявку и отправляет уведомление в отель.

Какие есть технологии. Самая распространенная — это модуль бронирования на сайте, который состоит из форм поиска и бронирования.

Подобный модуль можно встроить и в мобильные приложения. Их в основном используют агрегаторы и крупные сетевые отели.

Более доступная альтернатива — чат-бот или мини-приложение. Их можно встроить в мессенджеры или соцсети, например, ВКонтакте.

Еще один вариант — это специальный ИИ-ассистент, который ответит на вопросы гостя об отеле, поможет подобрать номер и переведет его в модуль бронирования. Такой ассистент у TravelLine называется TL: Chat.

Типы систем бронирования

Системы бронирования можно классифицировать по нескольким признакам:

• По локации: региональные и глобальные. К первым относятся, например, Островок или Броневик, которые ищут варианты размещения в России и странах СНГ. Ко вторым — Booking.com или Expedia.
• По типу жилья: специализированные и массовые. Яркий пример первых — Суточно.ру, который в основном предлагает арендовать частные квартиры, комнаты, дома.
• По механике и пути гостя: прямые и через посредников. На этой классификации остановимся подробнее.

Прямые системы бронирования

В этом случае гость может сразу зарезервировать номер на сайте гостиницы — через встроенный модуль бронирования. Гость сам выбирает даты, смотрит доступные номера и тарифы и оформляет бронь без звонка или переписки с отелем.

Лучше всего выбирать модуль, который максимально мотивирует гостя к бронированию — показывает виджеты с преимуществами отеля и подсвечивает нужные вам тарифы и способы оплаты.

Модуль бронирования TL: Booking Engine также предлагает гостям участвовать в программе лояльности. Так вы можете снижать стоимость привлечения и растить базу лояльных гостей — обычно они проживают дольше и тратят больше.

Вот преимущества прямого бронирования:

• не нужно платить большую комиссию как в случае с ОТА;
• можно напрямую общаться с гостем без посредников;
• легче превращать гостей в лояльных.

Минусы тоже есть: нужно вложиться в продвижение сайта гостиницы, чтобы гость легко мог найти ее в поисковике.

Бронирование через посредников

Теперь разберемся, что такое система бронирования через посредников. Гость может бронировать номер и через агрегаторы. Такие системы собирают информацию о номерах в разных отелях и показывают ее пользователям на одной площадке. К ним относятся Островок, Броневик, Т-Путешествия и другие популярные OTA.

Подобные платформы помогают отелю выйти на широкую аудиторию. Гости заходят на площадку, фильтруют отели по городу, датам, бюджету — и выбирают подходящий из списка. Отель, в свою очередь, платит комиссию за каждое бронирование через этот сервис, в среднем 15–20%.

Преимущества бронирования через посредников:

• привлекают много гостей, потому что уже собирают большой трафик;
• позволяют получать бронирования, если официального сайта еще нет;
• помогают повысить видимость отеля.

Недостатки такой системы:

• высокая комиссия за услуги;
• зависимость от правил платформы и алгоритмов ранжирования;
• высокая конкуренция: ОТА продает сразу все отели — за гостя еще нужно побороться с конкурентами.

На практике отельеры используют оба варианта. Прямые брони приносят больше прибыли, но требуют вложений в маркетинг и продвижение сайта. Платформы-агрегаторы дают охват и поток гостей, особенно на старте, но увеличивают стоимость привлечения клиента.

Хорошая стратегия — подключить модуль бронирования к сайту и активно его продвигать, при этом оставаться на основных OTA. Мы рекомендуем использовать ОТА как способ продвижения, а для последующих броней мотивировать гостей бронировать уже напрямую — это выгоднее для отеля. Это позволит экономить на привлечении и выстраивать долгосрочные отношения с гостями.

Как работает система бронирования: глазами гостя

Давайте теперь посмотрим, что такое система бронирования и как она работает с точки зрения гостя. Это поможет понять, как не терять брони, а наоборот увеличивать их количество.

Вот как гость бронирует номер:

1. Выбирает гостиницу. Он может искать ее через поисковик, в агрегаторах или на официальных сайтах. Гость читает отзывы, сравнивает цены, условия проживания, фото номеров. Что важно гостю на этом этапе: быстро понять, подходит ли ему отель по бюджету, атмосфере, удобствам. Поэтому нужно максимально прозрачно описать, что входит в стоимость, сделать профессиональные фотографии, предложить допуслуги вроде бесплатного трансфера.

2. Указывает параметры проживания. Гость вводит даты заезда и выезда, выбирает количество гостей. А еще может оставить комментарии к бронированию и заказать допуслуги.

На этом этапе клиент уже определился с гостиницей и ожидает, что система подберет подходящие номера: в форме бронирования сто́ит сразу описать все важные детали по питанию, кроватям, цене и предложить полезные подсказки.

3. Готов забронировать номер. Гость ожидает, что это получится сделать быстро и легко. Ему важно понять, безопасно ли оплачивать бронь, спишутся ли с карты деньги сейчас или при заселении, прошла оплата или нет. Также важно прописать условия отмены брони.

Чтобы гость завершил бронирование, не перегружайте шаг оплаты лишними деталями. Убедитесь, что письмо с подтверждением уходит быстро и корректно.

Часто задаваемые вопросы о системах бронирования отелей

В этом разделе ответили на вопросы, которые часто задают отельеры.

Безопасны ли системы бронирования?

Да, если использовать проверенные решения. Чтобы данные о гостях и платежах не утекли в сеть, выбирайте поставщиков, которые используют современные средства защиты информации. К ним относятся шифрование баз данных, защищенные протоколы, резервное копирование и не только.

Как выбрать подходящую систему бронирования для отеля?

Системы онлайн бронирования — это инструменты, которые автоматизируют прием и обработку заявок от гостей, поэтому хорошая система должна быть удобна и гостям, и сотрудникам отеля. Рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

• Безопасно ли обрабатываются платежи и удобно ли гостям оплачивать брони. Хорошо, если система работает с разными способами оплаты и использует надежные способы защиты данных банковских карт.
• Можно ли управлять бронированием через смартфон. Это поможет персоналу быстро реагировать на изменения в любое время и из любого места.
• Можно ли бесшовно интегрировать систему бронирования с другими сервисами, например, с АСУ, CRM, платежными системами и др.

Что делать, если система бронирования дает сбой?

Первое, что нужно сделать — сразу обратиться в техподдержку и описать проблему. Отсюда вытекает еще один момент, который важен при выборе системы бронирования — отличная техподдержка. Техподдержка TravelLine работает 7 дней в неделю, а на 95% запросов отвечает в течение трех часов.

Чем отличаются система бронирования на сайте отелей от ОТА?

Основные отличия — в выгоде для отеля и в управлении бронями. Встроенная система на сайте дает полный контроль над ценами, условиями и общением с гостем. А платформы-посредники берут часть функций на себя, но взамен требуют комиссию и могут ограничивать доступ к данным клиента.

Можно ли интегрировать систему бронирования с сайтом отеля?

Да, это нужно делать, чтобы система бронирования выглядела для гостя как часть сайта. Гость сразу в системе сможет увидеть все условия проживания, выбрать подходящий тариф и самостоятельно забронировать в любое время.

Как повысить долю прямых бронирований через систему отеля?

Выбрать продвинутый модуль бронирования, в котором можно настроить программу лояльности, создавать тарифы в нужном количестве, добавлять красочные фотографии и описания номеров и услуг.

*****

Итак, мы разобрались, что такое система бронирования, как она устроена и какие плюсы и минусы есть у разных вариантов. На старте работы гостиницы есть смысл размещаться на разных платформах, чтобы получать приток гостей.

Параллельно стоит продвигать сайт объекта, чтобы увеличивать объем прямых броней и получать больше прибыли. При выборе системы бронирования обращайте внимание, с какими сервисами она может интегрироваться, удобно ли работать с ней гостям и сотрудникам, заботится ли поставщик о безопасности данных.