ЗАПОЛНЯЕМ ОТЧЕТ 1-КСР

Гостиницы регулярно сдают статистический отчет по форме 1-КСР. На практике рутинная операция может отнимать много времени. Как система управления отелем позволяет ускорить сбор данных для Росстата, рассказывает Ксения Богоявленская, эксперт сервиса Контур.Отель.

Отчет по форме 1-КСР коллективные средства размещения сдают в Росстат по месту нахождения бизнеса. Форма 1-КСР бывает краткая и годовая. Объекты гостиничной сферы, которые предоставляют места для размещения круглый год на регулярной основе, подают краткую форму на 15-й день после отчетного квартала, а годовую — до 1 февраля года, следующего за отчетным. Коллективные средства размещения, которые функционируют сезонно, сдают только годовую 1-КСР за фактически отработанный период.

Форму 1-КСР можно отправить в бумажном или электронном виде. И если между гостиницей и ведомствами организован электронный документооборот, то с передачей отчета не возникнет трудностей. А вот его заполнение может отнимать у отельеров немало времени. Рассмотрим, на какие нюансы важно обратить внимание при подготовке 1-КСР и как ускорить формирование самых трудоемких разделов.

Титульный лист и разделы 1 и 2, как правило, остаются без изменений. В них указывают информацию о номерном фонде, а также почтовый адрес, наименование или тип размещения. Обратите внимание, что одну из строк 122‒126 выбирают гостиницы, прошедшие сертификацию, а строку 127 — гостиницы с категорией «без звезд». Уже сейчас сертификат звездности должен быть у средств размещения с фондом более 15 гостиничных номеров, а с 1 января 2022 года — у всех без исключения.

Разделы 6 и 7, куда вносят данные об итогах хозяйственной деятельности, включают общие показатели доходов и затрат и сведения о численности персонала. В совокупности строк всего 5, их несложно заполнить данными от отдела по персоналу, финансового отдела или бухгалтерии.

Совет: скачайте файл отчета, заполните его и сохраните на новый отчетный период. В следующий раз проверьте разделы 1, 2, 7 на возможные изменения и скорректируйте данные в разделах 3, 4, 5, 6, где точно будут правки.

Как быстро собрать данные для отчета

Заполнение разделов 3, 4, 5 требует наиболее трудоемких расчетов. Особенно непросто, если в гостинице данные о постояльцах сосредоточены в разных местах и собираются несистемно.

Если в гостинице нет специального программного обеспечения, то, чтобы заполнить разделы, придется вручную отобрать определенные сведения о проживающих из книги учета, а затем внести их в форму. В «гостевой» части формы надо заполнить более 50 параметров. Также необходимо разделить всех иностранных гостей по странам гражданства согласно общероссийскому классификатору стран мира, который включает около 900 кодов, а российских граждан — по возрасту. Затем всех гостей нужно распределить по длительности проживания с учетом их возраста и гражданства одновременно. В итоге на подготовку таких цифр может уйти не один рабочий день.

Совет: выберите подходящий вариант, как автоматизировать сбор данных для заполнения разделов 3, 4, 5. Это будет зависеть от возможностей отельной программы, которая является основным местом сбора и хранения информации о гостях.

Например, из программы можно выгрузить несколько отчетов по проживающим, а далее надо будет самостоятельно подбирать данные, делать необходимые расчеты и разносить полученные цифры по строчкам формы.

Самый удобный вариант

Другой вариант автоматизировать сбор данных — получать уже готовые цифры для формы 1-КСР в едином файле. Это позволяют делать системы управления отелем, где данные обрабатываются специальным образом. Такой механизм реализован в Контур.Отеле: пользователи могут задать необходимый период и мгновенно получить отчет статистики по гостям со всеми данными. Не нужно делать никаких дополнительных вычислений. Достаточно просто перенести рассчитанные сервисом цифры в соответствующие строки формы 1-КСР.

Об авторе