ЗАКУПКИ В ОТЕЛЕ: БУТИЛИРОВАННАЯ ВОДА. КАКОЙ ИНСТРУМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ВХОДНЫХ ЦЕН?

В гостиницах бутилированная вода используется:

• на завтраках (шведская линия) бесплатно;
• в номерах комплиментарно по 2 шт. 0,5л на каждого гостя (не во всех категориях);
• в номерах в мини-барах за дополнительную плату;
• в ресторане/лобби-барах/кафе отеля за дополнительную плату;
• на ивент-мероприятиях/фуршетах/банкетах/конференциях за дополнительную плату;
• на этажах для гостей (или в комнате для персонала) в кулере – бутыли по 19 литров.

FB директора средних и крупных средств размещения точно могут сказать, что объемы потребления воды огромные и исчисляются в тысячах. Для поставок гостиница выходит на производителей бутилированной воды и заключает контракт. Но в течение года цены могут меняться в зависимости от разных ситуаций. Обычно договором поставки не гарантируется фиксированная стоимость на долгий период, и контрагент лишь присылает официальное письмо о повышении цен. А дальше снова продолжается операционная деятельность отеля.

Предлагаю рассмотреть интересный инструмент для контроля входных цен в течение года, который помогает увидеть динамику изменения.

Сформируйте закупки по всей бутилированной воде с отгруженными ценами и стоимостью.

Скорее всего, Вы используете, несколько типов упаковки и объёма (пэт/стекло, 0,33; 0,5; 1л; 1,5л и т.д.).

Эти позиции проводятся в программе учета кладовщиком отдельными товарными позициями. Ваша задача - выгрузить все «бутыли», а затем перевести их объем в литры. Если Вы закупаете дорогую воду такую как «Сан Бенедетто», «Перье» и др. включите их сюда также.

После выгрузки отчетов, предлагаю Вам сформировать несложную таблицу в Excel для анализа входных данных. Аналитика будет содержать в одном отчете три микро-таблицы:

• по объему (сколько литров купили? Consumption Beverage LT);
• по сумме (сколько денег заплатили поставщику? Consumption Beverage Rub);
• и по цене за 1 единицу товара (за сколько Вы купили литр воды? Consumption Beverage Rub p/LT).

По горизонтали разместите месяца, в первом столбце - наименование номенклатуры.

Предположим, что в гостиницу закупается бутилированная вода в упаковке 0,5л и представим, что всего в месяц закупается 20 бутылок, а значит 10 литров воды. Запишем в столбец «January» (Январь) цифру 10. У Вас это количество будет разным от месяца к месяцу, но в нашем примере мы укажем одинаковый объем. Не забудьте перевести количество бутылок в литры.

По аналогии с водой 19 литров. В нашем виртуальном отеле закупается ежемесячно 5 бутылей воды для персонала. А это значит 95 литров. Впишем данные напротив второй строки «Water 19LT/Вода 19л».

Внесите данные за каждый месяц.

Заполните второй блок отчета с суммой, которую Вы заплатили поставщику (Consumption Beverage Rub). У нас счета были на 200 рублей и 1500 соответственно:

Третий блок (Consumption Beverage Rub p/LT): разделите Ваши денежные затраты на купленное количество, вставьте формулы, растяните на всю таблицу. В следующий раз Вы автоматически сможете увидеть свои цены за единицу товара.

Теперь смотрим, что получилось в итоге.

Из таблицы видно, что в течение года цена была стабильной, смотрим на крайний столбец и понимаем, что наше средство размещения платит за 1 литр воды в бутылке 20 рублей, а воду для персонала 15,79 руб. Если поставщик менял стоимость в течение n-периода, при рутинной работе генеральный менеджер гостиницы или сотрудник, отвечающий за поставку сырья, могли этого не заметить. Но с помощью инструмента появляется возможность увидеть целостную картину и использовать эти данные для стратегического планирования.

Такую аналитику можно использовать в сегменте food (Food&Beverage) и non food (например, бумажные полотенце, косметические принадлежности, особенно актуально, когда нет фиксированного контракта по ценам и поставщик зависит от курса доллара).

Это авторский материал. Мнение редакции может не совпадать с мнением автора.

Об авторе