Облачные системы управления отелем: обзор конкурентного рынка

Необходимость оставаться конкурентными на рынке гостеприимства все чаще приводит гостиницы к решению об автоматизации внутренних процессов. Сегодня система управления отелем PMS (Property Management System) — это не просто «шахматка», где фиксируются заявки на бронирование, а комплекс инструментов для увеличения доходов от продажи номерного фонда.

Чтобы предложить отелям больше возможностей, разработчики часто интегрируют системы управления сразу с несколькими модулями, такими как Менеджер каналов бронирования, Модуль онлайн-бронирования, Модуль регистрации гостей в МВД. И преимущество здесь будет за решениями, которые предлагают все инструменты «в рамках одного окна».

Дополнительные возможности систем позволяют гостиницам автоматизировать управление продажами и доступностью номерного фонда, а, следовательно, и доходами. Поэтому, когда руководитель решает купить систему управления отелем, чтобы увеличить прибыльность, то он с большей вероятностью остановится на продукте со следующими качествами:

• обширные возможности в одном сервисе без необходимости интегрировать его с решениями других разработчиков,
• высокое качество техподдержки, которая работает в любое время,
• максимальная легкость настройки, простота использования в процессе обслуживания гостей,
• быстрое обучение сотрудников работе в сервисе,
• обоснованное соотношение функциональности и стоимости продукта.

Мы сравнили возможности сервисов, представленных на российском гостиничном рынке и выяснили, какую сумму необходимо вложить отелю до 30 номеров, чтобы автоматизировать свою работу.

1. Bnovo PMS – облачный сервис для автоматизации учета и обслуживания гостей и управления номерным фондом. Считается одним из самых функциональных в своем классе и насчитывает несколько тысяч пользователей.

Из очевидных преимуществ Bnovo PMS можно выделить:

• Независимо от количества инструментов, пользователь работает в одном простом и понятном интерфейсе, не требующем специальных знаний.
• возможность работы с различных устройств,
• неограниченное количество рабочих мест,
• возможность фиксировать большой объем информации о бронированиях и гостях в карточке бронирований.
• Удобная шахматка: актуальные бронирования со статусами оплат, датами заездов и выездов, хранение данных о гостях в соответствии с 152 ФЗ.
• Управление тарифами: условия применения тарифов, зависимые тарифы и ограничения и проч.
• В Bnovo PMS также представлены модули Управления номерным фондом, Финансы и отчетность, Дела и другие.

Система позволяет вносить и удалять бронирования, переселять гостей, изменять даты и время заезда/выезда, видеть статус оплаты номера, добавлять метки и примечания к бронированиям и многое другое. Однако, данный функционал может быть не обязательно востребован для небольших объектов размещения.

Для анализа работы отеля есть отчет о движении денежных средств, отчет по загрузке отеля, ADR/RevPAR, доходность по номерам, эффективность каналов и другие показатели

Есть возможность интегрировать Bnovo PMS с сервисами регистрации гостей в МВД и управления бронированиями через менеджер каналов бронирования.

Модуль онлайн-бронирования предоставляет виджет бронирования — окно для создания бронирования, встроенное в сайт отеля. Пользователь имеет возможность управлять наличием и ценами в модуле прямо из Bnovo PMS. Стоимость покупки и обслуживания этого сервиса увеличивается в основном за счет привлечения сторонних продуктов. Для отеля до 30 номеров Bnovo PMS составит 16200 руб. (1350 руб. в месяц). Пакет Bnovo PMS + Channel Manager "OTA Gateway" + Модуль бронирования – 40 200 руб.

2. Travelline: WebPMS - одна из самых молодых систем управления отелем на российском рынке. Это облачный сервис, который сочетает в себе комплекс модулей.

Шахматка Travelline многофункциональна, содержит большой объем информации: от наличия и статуса номеров на текущую дату до оплат и задолженностей гостей. В сервисе можно формировать различные отчеты, которые позволяют анализировать не только работу самого объекта размещения, но и конкурентную среду.

Также сервис Travelline интегрирован не только с каналами, но и сервисами, закрывающие основные бизнес процессы в отеле:

• Сервисы для постановки гостей на миграционный учет
• Система электронных замков
• Системы доступа к Wi-Fi в отеле
• Аналитика от Hotel Advisors

Возможно, для оперативной работы администратора не хватит наглядности описания номеров, быстроты изменения категории номера и добавления услуг и скидок в одном окне бронирования.

Сервис интегрирован со множеством площадок бронирования через собственный менеджер каналов. Есть возможность подключить модуль онлайн-бронирования для сайта отеля — он платный, комиссия составит 4%-6% с продаж, что может значительно увеличить расходы на обслуживание сервиса в год.

Также отметить, что Travelline имеет собственное мобильное приложение с удобной шахматкой, а также службу поддержки 24/7.

Цена составляет около 68 тыс. руб. за комплекс*. Также надо учитывать постоянные расходы на модуль онлайн-бронирования. Все это делает сервис дорогостоящим и не всегда доступным для небольшой гостиницы.
(*стоимость рассчитана на отель в 30 номеров).

3. HMS OtelMS – облачное комплексное решение для автоматизации управления отелем. Насчитывает более 1000 пользователей. Преимущество этого продукта для небольшого объекта — приемлемая стоимость покупки и обслуживания.

В комплексе продаются четыре модуля: сама система управления отелем, «Модуль онлайн бронирования» (виджет для бронирования), «Менеджер каналов бронирования» и «Модуль регистрации в МВД». Недостатки последнего — отсутствие подсказок при регистрации гостей и экспертной помощи в области миграционного учета, за нарушения которого предусмотрены колоссальные штрафы.

Сервис позволяет автоматизировать бронирование, управление номерным фондом, управление тарифами и отчетностью, формирование и хранение истории гостей. Однако оперативную работу администратора может снизить однообразное цветовое решение календаря и окон бронирований, отсутствие условных обозначений и наглядного описания категорий номеров для прямой продажи. Также нет возможности быстро изменить бронирование, если гость корректирует свое решение в процессе запроса: администратору нужно заполнять данные заново либо сделать немало кликов, чтобы перейти к редактированию брони.

Длительным и трудоемким процессом станет начальная настройка сервиса под отель. А без этого невозможна корректная работа по продаже номеров и обучение персонала. Много времени может занять внесение изменений в данные о номерах, услугах, а самое главное — в тарифы, которые в условиях конкуренции на гостиничном рынке часто меняются ежедневно.

4. Контур.Отель — облачный сервис для автоматизации основных процессов ежедневной работы гостиницы. Включает управление номерным фондом, получение бронирований онлайн и регистрацию гостей в МВД в рамках одного окна.

Все модули сервиса предоставляются одним разработчиком. Для пользователей работает единая экспертная и техническая поддержка, доступная 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Модуль регистрации в МВД широко используется в том числе как отдельный продукт. Сама система управления достаточно молода и набирает функциональность. Насчитывает около 600 пользователей в РФ.

Преимущества сервиса Контур.Отель:

• Все 4 модуля разработаны одной компанией, а значит, связаны «бесшовной» интеграцией. Это позволяет оперативно и в рамках одного сервиса настраивать все модули.
• Интерфейс системы управления отелем простой и понятный. В условиях постоянной смены персонала потребуется меньше времени на освоение сервиса.
• Менеджер каналов бронирования включает площадки, которые обеспечивают 85% онлайн-бронирований в России. За счет этого пользователь не переплачивает за подключение каналов, с которых бронирования не поступают. Число площадок бронирования постоянно увеличивается.
• Глубочайшая проверка формы для МВД на наличие ошибок.
• Экспертная поддержка по миграционному учету.
• Напоминание о необходимости поставить и снять гостя с учета, автоматическое создание черновиков уведомлений для МВД при заселении гостя. Это помогает администратору значительно сэкономить время, сконцентрироваться на задачах по обслуживанию гостей, а самое главное для отеля — избежать ошибок и внушительных штрафов.
• Уникальная разработка — календарь квот. Фактически это вторая шахматка, которая позволяет управлять количеством номеров, доступным к продаже на площадках бронирования в зависимости от динамики продаж по прямым каналам. В итоге отель продает через посредников столько, сколько это необходимо для оптимальной загрузки, следовательно, экономит на комиссии и повышает свою чистую прибыль.
  
• Система отчетов позволяет анализировать эффективность работы объекта (ADR, RevPar) по различным источникам и периодам, а также рассчитывать суммы (с выгрузкой данных) курортного сбора для всех категорий гостей.
• Модуль онлайн бронирования предоставляет отелю без дополнительной платы полноценный сайт. Его можно продвигать в интернете, а также использовать виджет бронирования, который встраивается в сайт отеля.
• Стоимость для отеля до 30 номеров — около 25 тыс. рублей в год за комплекс из трех модулей: Система управления отелем, Менеджер каналов бронирования, Модуль онлайн бронирования. С четвертым модулем — Регистрация в МВД через интернет — стоимость составит 33 890 / 39 390 рублей в год в зависимости от номерного фонда. Количество отправок уведомлений и принятых бронирований в рамках оплаченного периода не ограничено. До конца 2019 года действует акция «Год в подарок» (2 года по цене одного).

5. 1C: БИТ. Отель — решение для комплексной автоматизации процессов в гостинице, которое выбрали более 400 отелей в разных регионах России. Сервис локальный, и каждое рабочее место оплачивается дополнительно, что увеличивает стоимость и не позволяет работать с любого мобильного устройства.

Система интегрирована с продуктами бухгалтерского учета компании 1С, поэтому здесь в полной мере реализована возможность учета оплат, расчетов с гостями, формирования бухгалтерской и статистической отчетности.

У продукта две версии — Лайт и Профи. Чтобы приобрести для гостиницы только систему фиксации бронирований и оплат, подойдет версия Лайт за 18 тыс. рублей в год. Версия Профи позволяет интегрировать систему управления отелем с модулями для управления продажами и бронированиями сторонних разработчиков.

В системе есть множество функций по управлению бронированиями, выгрузке документации: множество полей для занесения информации о госте, контрагенте, источнике бронирования, тарифах.

Стоимость составляет около 88 тыс. рублей за комплекс: 1С Отель Профи 40 тыс. рублей + Интеграция 1С Отель Профи с Менеджером каналов бронирования 15 тыс. рублей + Менеджер каналов бронирования стороннего разработчика 15-36 тыс. рублей + Модуль онлайн-бронирования 18 тыс. рублей. Кроме того, будут расходы на закупку дополнительных рабочих мест и оплату обновлений. Все это делает данный сервис доступным и более актуальным для крупных гостиниц и санаториев, чем для небольших объектов.

Резюме

Познакомившись с несколькими комплексами по управлению отелем, можно сделать вывод, что в каждом из них есть множество необходимых и полезных функций. Чтобы принять верное решение о покупке того или иного сервиса, рекомендуем отельеру соотнести затраты на приобретение сервиса с его наполнением и возможным увеличением дохода после внедрения сервиса в процесс управления отелем.

Для удобства предлагаем диаграмму со стоимостью сервисов, а также таблицу с перечислением возможностей каждого из них.