Гостиничный бизнес – дело, требующее постоянной отчетности и аналитики. Без этих составляющих трудно добиться успеха. Как сделать глубокий анализ деятельности отеля, рассказал Алексей Пряслов – основатель и управляющий директор компании PFM, специалист по консалтингу и инвестициям в гостиничном бизнесе, член ассоциации IBCS.
Глубокий анализ позволяет находить инсайты в финансовой отчетности. В контексте финансовой отчетности инсайт – это фактор (причина), который повлиял на то, что у нас получены такие финансовые результаты, а не другие.
Требования к инсайту:
Важно подчеркнуть, что инсайт должен обладать всеми тремя требованиями, т.е. быть измеримым, понятным и действенным. В этом и только в этом случае мы можем утверждать, что получили инсайт.
Типовой пример расчета план / факт анализа
Из таблицы понятно, что отклонение выручки номерного фонда – 44,6 млн. руб. Является ли эта информация инсайтом? Давайте проверим:
Следовательно, план/факт анализ не дает инсайтов. Но совсем отказываться от него не стоит. Польза заключается в том, что с помощью план / факт анализа можно увидеть две вещи: есть ли отклонение в принципе, и каков его размер. В том случае, если размер отклонения 5% и более, то необходимо исследовать отклонение, с целью поиска инсайтов.
На примере ниже видно, что отклонение выручки от номеров неблагоприятное, составляет почти 21 млн. руб., или 6%. Его необходимо исследовать. В то время как отклонение выручки по Питанию и Напиткам (Food & Beverage) и по Прочим Операционным Департаментам небольшое (2% и 1% соответственно), поэтому тратить время на их исследование не целесообразно.
Найти инсайт (причину) поможет анализ ассортимента.
У любой гостиницы имеется несколько категорий номеров (стандартные, улучшенные, люксы и т.д.) с разной ценой. Отклонение по ассортименту показывает влияние отклонения фактического ассортимента от планового. Если по факту мы продаем больше более дорогих номеров (upsell), мы получаем больше выручки. Так, например, при регистрации гостя на Reception сотрудник гостиницы порой предлагает более дорогой номер по сравнению с забронированным гостем. Если гость соглашается, гостиница получает больше выручки – фактический ассортимент проданных номеров лучше планового. Верно и обратное – большая по факту продажа менее дорогих категорий номеров по сравнению с планом уменьшает фактическую выручку и негативно сказывается на прибыли. Таким образом, отклонение выручки по ассортименту – важный индикатор для директоров, отражающий эффективность структуры продаж продуктов компании – каких продуктов по факту было продано больше дорогих или дешевых.
Проверим, можно ли с помощью анализа ассортимента получить инсайт?
Итак, анализ ассортимента дает возможность получить инсайты.
В гостиничной индустрии уделяется много внимания анализу выручки. Но становится ли владелец отеля богаче, можно понять только по прибыли. Кроме анализа ассортимента, важен и факторный анализ, позволяющий найти инсайты (причины) отклонения фактической валовой прибыли от плановой.
В таблице ниже представлена выручка и расходы по департаменту «Питание и Напитки». Вычитая затраты из выручки, можно получить валовую операционную прибыль (ВОП). Как видно, отклонение по ней неблагоприятное, составляет 2,1 млн. руб., или 6% и нуждается в исследовании.
Факторный анализ декомпозирует (расщепляет) отклонение на составляющие с целью поиска инсайтов. На валовую прибыль департамента «Питание и Напитки» влияет:
Вычисляя размер каждого из этих факторов, мы сможем понять, как он влияет на прибыль и соответственно усиливать его, если он влияет положительно и стараться ослабить, если влияет негативно.
На диаграмме ниже показаны расчеты, сделанные программой Hotel Operational Management Software, по каждому показателю.
Плановая маржинальная прибыль – 34,7 млн. руб. По факту она составила 32,5 млн. руб. Отклонение неблагоприятное – 2,1 млн. руб.
Причин пять: объем, цена, ставка зарплаты, производительность труда и расходы на материалы. Есть просадка по количеству гостей в точках питания, поэтому департамент недополучил 8,4 млн. руб. Менеджмент компенсировал снижение количества клиентов ростом цены, что добавило к прибыли 4,3 млн. руб. Однако полностью компенсировать снижение объема увеличением цены не удалось.
Стоимость оплаты труда сотрудников была выше плана (неблагоприятное влияние на прибыль в размере 1,4 млн. руб.), а рост производительности труда дал минимальный благоприятный вклад – 0,27 млн. руб. Это означает, что менеджмент пытался замотивировать сотрудников на больший объем работы, но производительность труда практически не увеличилась. Вместе с тем, менеджмент отлично контролировал закупки в департаменте, и это увеличило прибыль на 3,1 млн. руб.
Принятые решения:
Исследование отклонений с целью поиска инсайтов необходимо делать по всем центрам прибыли в гостинице. Оптимальный вариант – автоматизировать процесс и сконцентрироваться на том, что могут делать только люди – принимать управленческие решения, основанные на данных. Такая логика заложена в HOMS.
Кроме глубокого анализа отклонений, HOMS автоматически создает отчет о прибылях и убытках (PL), отчет о движении денежных средств (CF), прогноз до конца года (Forecast) и другие отчеты, необходимые менеджменту и владельцу гостиницы. HOMS все посчитает за вас. Задача пользователя – искать инсайты и принимать решения.
Алексей Пряслов — основатель и управляющий директор компании PFM, специалист по консалтингу и инвестициям в гостиничном бизнесе, член ассоциации IBCS.
