КАК ОТЕЛЮ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ РАБОТУ С БРОНЯМИ, ГОСТЯМИ И ОТЧЕТНОСТЬЮ

В гостиницах кроме ежемесячных отчетов и годовых планирований есть еще рутинные процессы, которые ежедневно отнимают много времени у сотрудников. Это риски, потому что монотонная работа часто приводит к ошибкам ручного труда — овербукингу, неправильным данным о гостях, неверным чекам. Ускорить работу, оптимизировать расходы и исключить неточности можно с помощью автоматизации процессов. Вот что можно автоматизировать в первую очередь:

• 1. Работу с бронированиями.
• 2. Учет доходов и расходов.
• 3. Управление дополнительными системами.

Автоматизация работы с бронированиями

Автоматизацию работы отеля начинают с выбора автоматической системы управления — АСУ. Она помогает работать с бронями и гостями, добавлять оплату, печатать документы, составлять финансовый отчет по работе отеля и другое.

Информации в системе много, поэтому АСУ должна работать и обновляться быстро. Такие свойства есть у облачной системы управления: вся информация хранится в интернете, а не на жестком диске компьютера, и ей можно пользоваться с любого устройства.

Использование облачной АСУ избавит от случайной потери информации, если компьютер с базой сломается.

Удобно, когда АСУ работает на любом устройстве и доступна в приложении на Android и iOS. Так вы можете удаленно контролировать отель, например следить за бронями, видеть отмены, редактировать тарифы, управлять работой горничных и другое.

Учет доходов и расходов в АСУ

Бухгалтеры занимаются ответственными финансовыми отчетами. Например, их работа затрудняется, когда сотрудники задерживают документы, ошибаются или вовремя не заполняют отчеты. Можно упростить работу бухгалтерии — вести учет доходов и расходов сразу в системе. Бухгалтер сможет вручную вносить отчетность, не связанную с бронированиями, а система предоставит базовую финансовую статистику и рассчитает сальдо.

Некоторые АСУ можно объединить с 1С:Бухгалтерией. Когда гость расплатится наличными или картой, данные уйдут из шахматки в 1С, а если безнал — из 1С в шахматку. Все начисления автоматически уйдут в 1С, и бухгалтер легко выгрузит счет на предоплату или акт выполненных работ. И никакого ручного подсчета финансов.

Упростить работу с расчетами по выручке от продаж, загрузкой отеля, средней ценой за номер и другими показателями поможет интеграция с «Финоко». Сервис соберет всю аналитику, а вы сможете, не дожидаясь бухгалтера, оценить работу гостиницы.

Интеграции с дополнительными системами

Чтобы не управлять сторонними сервисами в личном кабинете каждого из них, АСУ можно интегрировать с:

• Электронными замками.
• Wi-Fi-системами.
• CRM для отелей.
• Эквайрингами.
• Отправкой данных о гостях в МВД.
• Модулями обслуживания номеров.
• Ресторанными системами.

Электронные замки

Чтобы сэкономить время на заселении гостей, объедините АСУ с системой управления электронными замками. Интеграция работает так: вы вносите данные о гостях в АСУ, а в системе электронных замков она появляется автоматически. Выдать ключ можно прямо в шахматке за пару кликов.

Wi-Fi-системы

Чтобы быстро получить доступ в интернет, гостю достаточно ввести Ф. И. О и номер комнаты. АСУ сопоставит их с паспортом, и если данные верны, то гостю на телефон придет логин и пароль. Чтобы интернет работал, нужна специальная программа для управления точкой Wi-Fi.

CRM для отелей

Гости общаются с отелем в разных каналах: пишут в соцсети, на почту, в мессенджеры или звонят на ресепшн. Чтобы администратор мог ответить на все запросы из одного окна, нужна CRM-система, которая объединяет все каналы связи.

Еще с помощью CRM можно сегментировать гостей, чтобы отправлять персонализированные рассылки. Это один из способов повысить доход, так как точечные письма работают эффективнее.

Связка АСУ и CRM объединит действия по бронированию: вы увидите информацию о госте, его запросы и данные о брони. В одной карточке будет весь цикл сделки и дополнительная информация, которую можно использовать для спецпредложения. Например, если в карточке есть день рождения гостя, то можно предложить промокод, и сделать гостя постоянным.

Эквайринг

Получать гарантированные брони от иностранных гостей поможет оплата иностранными картами. Теперь отели, которые пользуются эквайрингом от «Комфорт Букинга» и TL: WebPMS смогут принимать деньги за брони, оплаченные банковскими картами гостей из Азии и Ближнего Востока.

Отправка данных о гостях в МВД

Сэкономить время на отправку данных о гостях в МВД поможет прямая связка с Госуслугами. Например, в ТL: WebPMS можно дополнительно подключить «Миграционный модуль», который автоматически передает информацию в МВД напрямую из АСУ.

Модуль обслуживания номеров

Раньше в отеле распечатывали план дежурства или уборки на каждый день, а готовую работу сдавали с помощью подписи. Теперь же управлять работой горничных и следить за состоянием номеров можно с компьютера или телефона. Горничные через приложение смотрят, в каком номере убраться, сколько свежих полотенец положить в зависимости от количества гостей, и когда пришло время менять постельное белье. Менеджеру останется только принять уборку.

Ресторанная система

Если в шахматку добавить работу с ресторанными системами, тогда услуги, которые гостю оказал ресторан, будут уходить в АСУ. Еще они добавятся в бронирование, даже если их оплатили в ресторане. А если в брони остался депозит, то им можно оплатить услуги ресторана. То есть администратору гостиницы не придется ждать неоплаченных чеков ресторана, чтобы рассчитать гостя.

Вывод простой: делегируйте процессы технологиям. Автоматизация рутинных процессов освобождает время, которое можно использовать эффективнее. Например, не переносить данные из одной системы в другую вручную, а составить стратегию привлечения новых гостей. :)