БЮДЖЕТИРОВАНИЕ В ОТЕЛЕ. ГЛАВНЫЕ ОШИБКИ СОБСТВЕННИКОВ.

Уже начали писать бюджет на 2021 год?
Мда… Этот год показал, что не всем нашим даже самым выверенным прогнозам суждено сбыться. Однако, делать прогнозирование важно, а для выживания просто необходимо! Мы расскажем о том, каких ошибок стоит избежать при написании бюджета Отеля на предстоящий год и что важно учесть при планировании.

Основные ошибки, которые допускают собственники и управленцы при формировании бюджета мы объединили в несколько групп:

1. Ожидания по принципу «Не хуже, чем в прошлом году».

«Сколько вы запланировали заработать в следующем году?»
«Ну не знаю… Главное, чтобы было не хуже чем в прошлом»

Знакомая ситуация? Это тот случай, когда прогноз на год либо совсем не составляется, либо он просчитывается только на месяц вперед. В большинстве случаев не ведется статистика доходов и расходов, либо она выражается в двух цифрах. Управленец не знает, какая клиентская группа приносит ему основной доход, и не видит, на что тратятся средства постатейно. Такой вид управления часто называют «интуитивным». Когда нет четких цифр, мы можем лишь гадать, почему этот месяц стал успешным, хотя загрузка была средней, а другой получился убыточным, хотя Отель принял большое количество групп и был переполнен.

Доход не планируется, а значит, не разрабатывается стратегия продаж. Без понимания доходов, невозможно корректно запланировать расходы. Получается замкнутый круг, в котором находятся все участники процесса.

Если вы узнали себя в описании выше, но твердо решили грамотно составить бюджет, начните со сбора статистики. Именно с ее корректного сбора и анализа и начнется процесс правильного формирования бюджета.

Вы увидите, сколько Гостей принесли вам корпоративные заказчики и агенты, а сколько сайт, в который, возможно, было вложено огромное количество денег. Увидите, какой сегмент был с самым высоким чеком и принес максимальный дополнительный доход в виде заказанного питания. На какие «расходники» было потрачено максимальное количество денег и не «протухли» ли они, повиснув в остатках на складе. Анализ прошлых периодов позволит вам четко ставить цели на будущее. Главное, чтобы цели были реалистичные, а значит выполнимые.

2. «Хочу в два раза больше!» - так мы назвали вторую самую распространённую ошибку при составлении бюджета.

Здоровые амбиции это прекрасно! Но они должны быть обоснованы. Как часто собственники Отелей хотят получить дополнительный доход буквально «на пустом месте»: рынок остался прежним (или даже появились новые конкуренты/какие-то компании, дающие бизнес ушли из региона и т.п.), инвестиций в продукт (в виде ремонта, открытия новых номеров или банкетных площадок, усиления отдела продаж, обучения сотрудников для повышения сервиса) не было, но планы пишут завышенные.

Если вы хотите получить больший доход – детально распишите в бюджете, за счет чего вы планируете это сделать и как достигать.

Допустим, вы решили привлечь больше групп в Отель в будущем году – учтите, что групповые заезды обычно вытесняют индивидуалов с высоким чеком, ваш ADR скорее всего будет ниже. Возможно, вам необходимо будет нанять дополнительного менеджера в отдел продаж, чтобы он привлекал эти групповые заезды, а также переоборудовать зал для конференций. Заложите сразу эти расходы и посмотрите сколько групповых RN вам необходимо привлечь, чтобы выйти на те показатели доходности, которые вы хотите получить.

Когда план выполнимый, а стратегия его достижения разработана, ваши сотрудники скорее начнут его выполнять и демотивация им не грозит. Понятно, что реальная жизнь внесет коррективы в ваши прогнозы, но здесь и сейчас каждый будет знать, что ему делать и к чему стремиться. Не будет что-то получаться – сотрудники вам сразу расскажут и вместе продумаете коррективы на этапе среднесрочного и краткосрочного планирования.

Итак, надеемся нам удалось убедить вас в том, что статистику собирать необходимо. Главное это делать корректно и не допустить третьей распространенной ошибки.

3. При сборе статистики по доходам, учитываются не начисления, а поступления денежных средств.

Да, некоторые так делают, и тогда статистика получается «кривая», мало годная для корректного планирования.

Приведем простой пример: в январе в ваш Отель пришло рекордное количество заказчиков свадебных банкетов и все они внесли существенные предоплаты за банкеты с апреля по октябрь. Вы учли эти средства в доход, ведь они уже в кассе! И более того, провели как доход ресторана. «Cost» по ресторану в январе у вас получился выше всяких похвал, ведь расходов на банкеты не было. Прогнозируя следующий год, велика вероятность того, что вы забудете откуда взялись эти цифры и будете ожидать таких же показателей, по факту сокрушаясь почему так мало пар празднуют банкеты в январе. И, не будем забывать, что иногда запланированные мероприятия могут отменяться и вы просто вернее учтенные (а возможно уже потраченные) деньги заказчикам (в этом году было достаточно примеров!).

Чтобы избежать подобной ситуации, рекомендуем учитывать в статистике для составления бюджета именно начисления в программе по факту оказанных услуг.

4. Планируют расходы без привязки к доходам.

Вернее так: планируют расходы, опираясь на статистику прошлых расходов, не заглядывая в прогноз по загрузке.

Пример: в одном Отеле сотрудник вел строгое ежемесячное планирование закупки гостевых принадлежностей в номер, но тапочек и зубных наборов то совсем не хватало, и их приходилось экстренно докупать по более высокой цене, то их было закуплено слишком много и они «пылились» на складе. Когда был проведен аудит, выяснялось, что сотрудник планировал закупки основываясь не на прогнозе продаж, а на закупки прошлого месяца. Понятно, что в Отелях с высокой сезонностью, месяц от месяца будут отличаться разительно, но в любых Отелях, всегда есть более успешные в плане продаж и традиционно «мертвые» месяцы: планировать расходы необходимо с учетом этих особенностей вашего бизнеса.

Если в вашем Отеле бронирования часто происходят «день в день» и вы входите в месяц с загрузкой 5-10%, рекомендуем опираться на статистику прошлого года по этому месяцу.

Хотите узнать о формировании бюджета больше и получить полезные инструменты, которые помогут не допустить критических ошибок при его составлении – мы ждем вас!

Об авторе