Вечные они только при неправильном подходе к их решению.
Отсутствие прозрачности процессов управления
Принимать управленческие решения — например, о расширении штата — часто приходится в условиях нехватки данных. Мало кто из руководителей может точно сказать, чем заняты сотрудники в смене в каждый момент времени и насколько они загружены на самом деле. Или какой процент задач не выполняется вовремя. Недостатки в работе связаны с действительной нехваткой персонала или с неверной организацией работы? Как выстроить систему контроля и мотивации сотрудников в зависимости от загрузки? Без достоверных данных действовать приходится на основе догадок.
Решение
Прозрачность обеспечивается с помощью таск-менеджера – программы, которая позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение автоматически. В сфере автоматизации хорошо зарекомендовал себя TeamJet — российская система для управления отелем. Система автоматизации упрощает контроль над процессом: задачи отслеживаются в режиме онлайн, для просмотра доступен весь список задач, и всегда можно понять, что происходит в настоящий момент. Настраиваемые правила распределения задач позволяют загружать персонал равномерно.
Косвенно таск-менеджер также помогает контролировать расход закупленных средств. К примеру, отель закупил 200 лампочек. Владелец или ответственный менеджер может сопоставить их заявленный расход с количеством задач на смену лампочек. Система покажет, сколько их было заменено — все 200 или только 150.
Дефицит персонала и текучка
Персонала постоянно не хватает. Отель набирает новых сотрудников, но их нужно обучать. К моменту, когда работник научился выполнять работу на нужном уровне, он может решить уйти из отеля. Весь цикл найма и обучения повторяется снова.
Решение
Для быстрого погружения сотрудников в работу при постановке задачи через таск-менеджер нужно прикреплять чек-листы. Например, чек-лист уборки номера уже с первых дней позволяет эффективно задействовать новых сотрудников. В чек-листе будет пошагово расписано, что должна сделать горничная — при уборке она будет отмечать все выполненные пункты. Время на обучение нового сотрудника сокращается.
Кроме того, таск-менеджер как таковой позволяет решать большее количество задач без увеличения штата. Задачи не теряются в мессенджерах и бумажных записках. При изменениях и корректировках в течение дня распределяющему задачи менеджеру не нужно вручную все корректировать и доводить до сведения сотрудников. Например, в TeamJet достаточно за пару минут поставить задачу — она по заранее заданным правилам распределения упадет на нужного работника в смене. Статус задач также всегда доступен для просмотра и контроля.
Стандарты отеля не соблюдаются
Уборки не проводятся вовремя. Если для каких-то категорий гостей предусмотрены особые услуги (шампанское молодоженам на утро после заселения), персонал через раз об этом забывает. Постоянно всплывают какие-то мелкие недоработки, вызывающие недовольство постояльцев.
Решение
Фиксировать все задачи в таск-менеджере — благодаря этому не забудется ни одна деталь. Работники получают оповещения о новых задачах. Менеджеры смены могут настроить оповещения о том, что какая-то задача не была выполнена вовремя. Это дает возможность оперативного контроля и устранения проблемы.
Система для любого отеля
Решить все три «вечные» проблемы позволит TeamJet — система для эффективного управления отелем. Сервис позволяет ставить задачи хозяйственным службам отеля и легко контролировать выполнение поручений.
В TeamJet ответственный менеджер может очень быстро ставить задачи благодаря сохраненным шаблонам и правилам автоматического распределения задач. Вся актуальная информация об уборках отображается в дашбордах. Есть привязка ко времени — система покажет, сколько задач в смене было выполнено вовремя, а сколько — просрочено. Высылаются оповещения о новых поручениях и просроченных задачах.
Так же легко можно контролировать работу отдельного сотрудника. При назначении задач система самостоятельно рассчитает, сколько времени они у него должны занять, в зависимости от типов уборок и номеров. Отображается информация о том, как быстро работник приступил к выполнению задачи и сколько времени у него ушло на выполнение. А также сколько задач при проверке контролирующего менеджера были отмечены как вызывающие нарекания.
TeamJet легко адаптировать под стандарты и требования любого отеля. Среди клиентов сервиса есть и небольшие отели на 20 номеров, и крупные на 300-400 номеров и более. Сервисом пользуются в отелях сети Lotte Hotels, Novotel, Azimut, Penta Hotels, Holiday Inn, Golden Tulip, Soluxe, 4 Elements.
Цена системы зависит от количества номерного фонда. Поэтому сервис доступен отелю любого масштаба.
Попробовать сервис бесплатно можно в рамках двухнедельного пробного периода. При наличии готовой интеграции с PMS-системой вашего отеля внедрить сервис можно всего за неделю. Если готовой интеграции пока нет, специалисты TeamJet помогут настроить ее для вас. Узнайте детали.