ЗАСЕЛЕНИЕ В ГОСТИНИЦУ ЧЕРЕЗ МАКС: КАК ОТЕЛЮ ПОДГОТОВИТЬСЯ В 2026 ГОДУ

Введение

С 1 апреля 2026 года отели могут официально заселять гостей без бумажного паспорта. Теперь это можно сделать с помощью цифрового ID в сервисе МАКС.

Это современный бесконтактный способ заселения: чтобы подтвердить личность, гость показывает динамический куар-код на экране смартфона. Предъявлять бумажные документы для регистрации больше не обязательно, если гость готов подтвердить данные через приложение.

В статье разобрали, как устроено заселение в гостиницу через МАКС, в какие сроки отелям нужно внедрить технологию и как технически подготовить объект к приему гостей по куар-коду.

В статье:

1. Что такое цифровой ID и заселение через МАКС.
2. Какие законы и постановления регулируют новый формат.
3. С какого числа цифровое заселение станет обязательным для гостиницы.
4. Зачем отелю внедрять технологию: выгоды для гостя и персонала.
5. Как заселить взрослого гостя: пошаговая инструкция.
6. Как заселить гостя с ребенком.
7. Как подтвердить личность гостя без бумажного паспорта: сверка и «Госкан».
8. Как подключить администратора отеля к «Госкану»: пошаговая инструкция.
9. Что нужно подготовить отелю технически: АСУ, сканер и оборудование.
10. Что нужно гостю, чтобы заселиться по куар-коду.
11. Чек-лист подготовки гостиницы к цифровому заселению.
12. Что делать, если МАКС завис или у гостя нет интернета.
13. Частые вопросы про новый формат заселения.

Что такое цифровой ID и заселение через МАКС

Цифровое заселение — это регистрация по электронному удостоверению личности в смартфоне. Гость открывает динамический куар-код в приложении, сотрудник отеля считывает его, и подтвержденные данные автоматически попадают в АСУ.

Простыми словами, цифровой ID работает точно так же, как обычный паспорт, только прямо в телефоне. Если гость готов подтвердить личность через МАКС, предъявлять бумажные документы для регистрации больше не нужно.

Какие законы и постановления регулируют заселение в гостиницу через МАКС

Заселение гостей по куар-коду регулируют несколько документов. Для удобства разделили их на три блока:

1. Заселение и регистрационный учет

— Постановление Правительства РФ № 1912 от 27.11.2025 разрешает гостиницам с 1 марта 2026 года официально заселять взрослых и детей с помощью цифрового ID в приложении МАКС.

— Изменения в Постановлении Правительства РФ № 713 от 17.07.1995 обновили правила регистрации граждан по месту пребывания. Теперь МВД официально принимает электронные данные из приложения вместо бумажных анкет.

2. Платформа МАКС

— Федеральный закон № 156-ФЗ от 24.06.2025 заложил основу для появления национального сервиса МАКС и связал его с государственной инфраструктурой.

— Распоряжение Правительства РФ № 1880-р от 12.07.2025 закрепило организацию, которая отвечает за техническую работу платформы МАКС и ее круглосуточную поддержку.

3. Защита данных гостей

— Поправки в Закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 запрещают передавать сведения пользователей за пределы РФ. Поэтому данные гостей при заселении надежно зашифрованы и хранятся только на российских серверах.

Важно: заселение через цифровой ID возможно только для граждан РФ. Иностранных гостей регистрируют по стандартным физическим документам: паспорту, миграционной карте, визе.

С какого числа заселение через МАКС станет обязательным для отеля

Если гость решает предъявить цифровой ID вместо бумажного паспорта, отель обязан принять электронный документ и оформить заезд.

Масштабные государственные проекты всегда запускают в несколько этапов. Крупные отели подключают первыми, чтобы проверить работу сервиса при больших объемах заездов и наладить обмен данными. Поэтому государство разделило обязательный запуск на два этапа:

• с 1 сентября 2026 года правило начнет действовать для крупных гостиниц с номерным фондом более 50 номеров;
• с 1 сентября 2028 года к системе подключатся небольшие объекты: мини-отели, гостевые дома и апартаменты до 50 номеров включительно.

Двухлетняя пауза связана с экономикой малого бизнеса. Чтобы запустить цифровое заселение, отелю нужны 2D-сканеры, рабочие смартфоны для «Госкана» и обновление АСУ. Затраты на подготовку могут достигать 150 000 рублей, а господдержка для малых гостиниц не предусмотрена.

Отсрочка позволяет крупным объектам отладить процессы, а небольшим отелям — подготовить бюджет и подключить уже проверенные и более доступные ИТ-решения к 2028 году.

Зачем отелю внедрять заселение через МАКС: выгоды для гостя и для персонала

При цифровом заселении гость не предъявляет паспорт и свидетельства о рождении детей. Все документы уже подтверждены на Госуслугах и привязаны к цифровому ID в приложении МАКС.

Что получает гость

• Заселяется по телефону: отель может заселить гостя, даже если тот забыл бумажные документы.
• Экономит время у стойки: гость показывает куар-код и не ждет, пока администратор перенесет данные паспорта в профиль гостя.

Что получает отель

• Защищается от штрафов МВД: сервис подтягивает проверенные данные из Госуслуг и исключает опечатки администратора в миграционном учете.
• Разгружает ресепшен в высокий сезон: администратор оформляет заезд за 30–60 секунд, поэтому персонал справляется с потоком гостей без дополнительных сотрудников.
• Избавляется от ручного ввода: сканирование куар-кода создает профиль гостя в АСУ с заполненной регистрационной картой.
• Быстрое обучение сотрудников: заселение в гостиницу через МАКС просто работает, поэтому персоналу не придется проходить сложное обучение.
• Работает в привычной программе: сервис встраивается в текущую АСУ без покупки сложного оборудования.

Как заселить взрослого гостя через МАКС: пошаговая инструкция

Заселение проходит за четыре простых шага — без сканирования страниц бумажного паспорта и ручного ввода данных:

Шаг 1. Гость открывает цифровой документ

В сервисе МАКС гость переходит в раздел «Цифровой ID» → «Паспорт» и нажимает кнопку «Предъявить». На экране генерируется динамический куар-код.

Шаг 2. Гость показывает куар-код на ресепшене

Гость показывает экран телефона с куар-кодом администратору.

Шаг 3. Администратор сканирует код

Сотрудник считывает куар-код с помощью 2D-сканера или камеры смартфона в мобильном приложении TL Extranet.

Шаг 4. Данные передаются в шахматку

Информация поступает в АСУ. Если вы работаете в TL: WebPMS, паспортные данные гостя автоматически заполняют поля профиля и регистрационную карту бронирования — независимо от того, использовали вы 2D-сканер или приложение TL Extranet. Администратору остается только подтвердить заезд и выдать ключ.

Как сканировать QR-код «МАКС» в мобильном приложении TL Extranet

Как заселить гостя с ребенком через МАКС

Правила заселения несовершеннолетних тоже стали проще: теперь данные свидетельства о рождении ребенка можно считать прямо с телефона родителя.

Что важно знать администратору о возрасте и документах

— Дети до 14 лет. Регистрируются по свидетельству о рождении или цифровому ID из МАКС родителя и документам сопровождающих взрослых.

— Подростки от 14 до 18 лет. Заселяются по своему паспорту или через цифровой ID в МАКС. Если подросток путешествует один, без законных представителей, ему обязательно требуется письменное согласие одного из родителей в свободной форме.

Важно: если ребенок приехал только с одним родителем, согласие или доверенность от второго родителя не нужны. По закону для заселения в гостиницу в РФ достаточно присутствия одного из родителей с паспортом либо цифровым ID и свидетельства о рождении ребенка на бумаге или в приложении МАКС.

Пошаговый алгоритм заселения

1. Родитель открывает документ ребенка в приложении

В мессенджере МАКС родитель переходит в раздел «Цифровой ID», открывает вкладку «Семья и дети», выбирает пункт «Свидетельство о рождении» и нажимает «Предъявить». На экране смартфона генерируется куар-код с данными ребенка.

2. Гость показывает куар-код администратору

Родитель показывает сформированный код на экране телефона сотруднику службы приема.

3. Администратор считывает код сканером

Сотрудник считывает код с экрана смартфона. Для этого он берет стандартный 2D-сканер, который распознает формат PDF417, или открывает камеру в мобильном приложении TL Extranet.

4. Данные автоматически сохраняются в карте бронирования

Подключите TL: WebPMS, чтобы запустить сканирование прямо из карты бронирования. Сведения из свидетельства о рождении и привязка к родителю сразу заполнят нужные поля в шахматке без ручного ввода.

Как подтвердить личность гостя без бумажного паспорта: сверка и «Госкан»

В цифровом ID есть вся информация из паспорта, кроме фотографии. Чтобы никто не смог заселиться по чужому телефону, администратор должен подтвердить личность гостя. Это можно сделать двумя способами:

1. Сверить с оригиналом документа. Администратор просит гостя показать бумажный паспорт или водительское удостоверение и сверяет фото в документе с человеком перед стойкой.

2. Проверить через сервис «Госкан». Это встроенный сканер в Госуслугах, который позволяет подтвердить личность гостя без бумажных документов.

Как это работает:

1. Гость в разделе «Цифровой ID» мессенджера МАКС выбирает документ, нажимает «Подтвердить личность» и показывает экран администратору.
2. Сотрудник открывает Госуслуги на рабочем телефоне, включает сканер «Госкан» и считывает куар-код гостя.
3. На экране сотрудника появляется подтвержденное фото гостя из Госуслуг. Администратор сверяет снимок с человеком перед стойкой и подтверждает заселение в АСУ.

Как подключить администратора отеля к «Госкану»: пошаговая инструкция

Чтобы у администратора в приложении Госуслуги появилась рабочая кнопка «Госкан» и законное право проверять документы гостей от лица компании, отель должен выдать ему официальный доступ.

Для этого гостинице нужно выполнить четыре шага.

1. Добавьте администраторов в профиль отеля на Госуслугах

Зайдите в личный кабинет средства размещения на Госуслугах, перейдите в раздел «Сотрудники» и нажмите «Добавить сотрудника». Укажите Ф. И. О. и рабочую почту администратора, а затем отправьте приглашение.

На указанный адрес придет ссылка для входа в личный кабинет отеля на Госуслугах. Сотруднику нужно подтвердить доступ в течение 60 дней, иначе приглашение придется отправлять повторно.

Важно: добавлять сотрудников могут руководитель и администратор. У приглашаемого сотрудника должна быть подтвержденная личная учетная запись на Госуслугах.

Инструкция: как добавить сотрудника в кабинет организации на Госуслугах →

2. Создайте черновик электронной доверенности

Проверять цифровые паспорта гостей от лица отеля администратор может только по машиночитаемой доверенности (МЧД) — электронному аналогу обычного бумажного документа.

Подготовить черновик документа можно прямо на портале Госуслуг. Сделать это может руководитель гостиницы или сам администратор:

• Войдите в личный кабинет организации и откройте: «Профиль» → «Доверенности и доступы» → «Доверенности».
• Нажмите «Создать доверенность» и выберите сотрудника. Если администратор оформляет черновик на себя, его паспортные данные подтянутся в форму автоматически.
• Укажите номер документа и срок, на который выдается доверенность, например, на один год.

Важно: черновик не имеет юридической силы, пока его не подпишет руководитель.

Инструкция: как создать проект машиночитаемой доверенности на Госуслугах →

3. Выберите полномочия для «Госкана»

На следующем этапе создания доверенности укажите, какие именно действия вы доверяете сотруднику. В списке полномочий найдите через поиск и отметьте пункт: «Право представителям юридических лиц сканировать документы у физических лиц с дальнейшей передачей данных в системы юридических лиц по СМЭВ / СВОКС».

СМЭВ и СВОКС — это защищенные государственные каналы связи. Через СМЭВ между собой общаются ведомства, например, МВД и Госуслуги. А через шлюз СВОКС отель законно получает данные паспорта гостя в АСУ.

4. Подпишите доверенность

Руководителю нужно зайти на Госуслуги, проверить черновик и подписать его своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). После этого доверенность вступает в силу и регистрируется в реестре.

Попросите администраторов установить на свои рабочие или личные телефоны мобильное приложение Госуслуги. После подписания доверенности у них в приложении появится кнопка «Госкан».

Что нужно подготовить отелю технически: АСУ, сканер и оборудование

Переход на цифровой заезд требует подготовки как от гостя, так и от самого отеля.

Что нужно гостю

1. Установить приложение МАКС на смартфон.
2. Создать цифровой ID: процедура занимает 1–2 минуты и подтверждается через учетную запись на Госуслугах.

Что нужно отелю

Чтобы заселять гостей по куар-коду, АСУ должна уметь считывать данные со сканера и сама вносить их в карту бронирования.

Вот четыре шага, которые нужно пройти гостинице для технического старта:

1. Подготовьте оборудование для сканирования

Отелю понадобится устройство, которое поддерживает двумерные штрихкоды формата PDF417: именно в них зашифрованы данные цифрового паспорта.

Подойдет любой стандартный 2D-сканер, который работает в режиме эмуляции клавиатуры. В этом режиме компьютер распознает сканер как обычную клавиатуру: администратор кликает на нужное поле в шахматке, сканирует куар-код гостя, и данные сами переносятся в АСУ.

Чтобы не ошибиться с выбором, ориентируйтесь на проверенные модели:

1. Мобильные сканеры:

• Mindeo MD6600-HD,
• Mertech 2310 P2D Superlead,
• АТОЛ Impulse 12 v2,
• Honeywell 1470g Voyager.

2. Стационарные сканеры:

• АТОЛ SB4100D,
• Mertech 9000 P2D Zeus,
• PayTor SS-1128,
• Mindeo MP7258.
• 
  

2. Настройте интеграцию с мессенджером МАКС

Чтобы не перепечатывать паспортные данные вручную, в системе управления отелем должна быть настроена прямая интеграция со сканером и сервисом МАКС.

Крупные разработчики АСУ уже добавили интеграцию в свои программы, поэтому отелям не нужно нанимать программистов или настраивать обмен данными с нуля.

Например, в TL: WebPMS от TravelLine отелям даже не обязательно покупать 2D-сканер. Считывать куар-коды можно через камеру смартфона в мобильном приложении TL Extranet: данные моментально передаются в карту брони на компьютере. А отели, у которых на стойке уже стоят сканеры паспортов или веб-камеры, могут использовать свое привычное оборудование через сервисы «Паспорту» или EMIS Service.

Если ваша АСУ пока не поддерживает работу с МАКС, уточните у техподдержки своего разработчика, когда планируется выход обновления.

3. Настройте «Госкан» для подтверждения личности

Поскольку в куар-коде МАКС нет фотографии гостя, администратор обязан подтвердить личность по оригиналу документа либо через сканер «Госкан».

Для работы с «Госканом» отелю нужно заранее оформить машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников через личный кабинет компании на Госуслугах и установить мобильное приложение на рабочие смартфоны ресепшена.

4. Расскажите о бесконтактном заселении на сайте

Чтобы технология действительно ускоряла заезд, а не создавала заминки на стойке, расскажите гостям о возможности заселения по куар-коду заранее. Информацию можно добавить на сайт отеля, включить в приветственное письмо (welcome-письмо) до заезда или разместить небольшие наглядные подсказки в зоне лобби. Так гости успеют открыть цифровой ID в приложении до того, как подойдут к стойке регистрации.

Чек-лист подготовки отеля к заселению через МАКС

Чтобы переход на цифровой формат не создал очередей у стойки ресепшена и стресса для сотрудников, настройте рабочие процессы заранее. Используйте пошаговый чек-лист, чтобы настроить все процессы шаг за шагом.

Что делать, если МАКС завис или у гостя нет интернета

Если цифровой ID не открывается, а оригинала паспорта с собой нет, отель не вправе оформить заезд. По закону гостиница обязана передать данные постояльца в МВД в течение суток. Если сервис так и не заработает, зарегистрировать гостя не выйдет, а за проживание без документов отелю грозит крупный штраф.

Порядок действий для администратора

1. Подключите гостя к отельному вайфаю или дайте зарядное устройство, если телефон разрядился.
2. Попросите паспорт или водительские права, если приложение МАКС выдает ошибку.
3. Откажите в заселении, если открыть сервис так и не удалось. Без работающего приложения или бумажных оригиналов отель не может зарегистрировать гостей: спокойно объясните требования закона и отмените бронь.

Чтобы защитить гостиницу от конфликтов и жалоб в Роспотребнадзор, заранее внесите этот сценарий в Правила проживания на сайте и у стойки ресепшена. Укажите, что заселение по цифровому ID возможно только при стабильно работающем сервисе МАКС. Если приложение недоступно, а бумажных документов у гостя нет, отель обязан отказать в заезде по закону РФ.

Частые вопросы про заселение в гостиницу через МАКС

Что будет отелю, если сотрудник заселит гостя по фальшивому куар-коду?

Технически это практически невозможно, и рисков для отеля нет.

Куар-код в сервисе МАКС динамический и зашифрованный. Картинка или скриншот не сработают: сканер выдаст ошибку, и данные гостя не загрузятся в АСУ.

Гостиница не обязана проверять подлинность государственных баз данных. Администратор должен отсканировать куар-код и сверить лицо гостя с фото в «Госкане» или документе. Если сотрудник действовал по регламенту, штрафов для отеля не будет.

Можно ли регистрировать иностранных граждан через МАКС?

Нет. Сервис доступен только гражданам РФ с подтвержденным профилем на Госуслугах. Иностранных гостей оформляют по паспорту, миграционной карте и визе.

Нужно ли вносить изменения в правила проживания отеля?

Да, это обязательно. Правила предоставления гостиничных услуг требуют, чтобы условия заезда были открыты для гостя.

Обновите текст правил на сайте и на стойке регистрации:

• укажите, что отель официально заселяет граждан РФ по цифровому ID через МАКС;
• пропишите действия при сбоях: если сервис не работает, а документов у гостя нет, отель обязан отказать в заезде по закону о миграционном учете. Это защитит от претензий и штрафов Роспотребнадзора.

Что будет отелю, если он не подключится к МАКС к 1 сентября 2026 года?

Отель оштрафуют, если в нем больше 50 номеров.

С 1 сентября 2026 года требование обязательно только для крупных объектов. Если отказать гостю в цифровом заселении, Роспотребнадзор может оштрафовать гостиницу на сумму до 30 000 рублей по ст. 14.4 КоАП РФ.

На объекты до 50 номеров это правило распространится с сентября 2028 года.

Заключение

Благодаря цифровому ID регистрация гостей становится в разы быстрее и удобнее для обеих сторон. Постепенный переход позволяет без спешки подготовить оборудование и настроить АСУ отеля. Запустите заселение в гостиницу через МАКС заранее, чтобы встречать гостей без очередей и лишних бумаг.