УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ В ГОСТИНИЦАХ C HOMS: 7 ВЕСКИХ ПРИЧИН ОТКАЗАТЬСЯ ОТ EXCEL

Гостиничный рынок в России вошел в период бурного роста: наблюдается как увеличение спроса на услуги индустрии гостеприимства, так и предложения. Существенное усиление конкуренции неминуемо приводит отельеров к необходимости детально анализировать не только выручку, но и расходы и прибыль. Почему привычный инструментарий уже неактуален – рассказал Алексей Пряслов, СEO PFM, специалист по консалтингу и инвестициям в гостиничном бизнесе, создатель HOMS – программы для автоматизации управленческого учета в отелях по стандартам USALI.

Упуская главное

По оценке компании PFM, более 90% российских отелей используют для управленческого учета Excel. Главная причина заключается в том, что программа очень давно на рынке: первый её прототип был создан более 40 лет назад. Excel – простой, понятный и условно бесплатный инструмент. Но современным потребностям отелей программа уже абсолютно не соответствует.

По обратной связи от клиентов PFM одной из самых актуальных проблем отельеров можно назвать ситуацию, когда активный рост выручки гостиницы не трансформируется в такой же рост дивидендов. Отдел продаж рапортует о росте RevPAR на десятки процентов. А дивиденды в лучшем случае такие же или даже меньше, чем были раньше.

Для решения задачи необходимо увидеть картину в деталях – от выручки до прибыли и свободных денежных потоков. Однако Excel такой возможности не дает.

Риски управленческого учета через Excel

Прежде всего, программа принципиально не способна решить целый ряд задач отельеров. Это касается:

• недоступности ролевой модели с разными правами доступа;
• объема загружаемых данных – Excel может хранить не более 1 млн строк. У современного отеля объем данных может значительно превышать это значение. И как мы понимаем, объем данных постоянно растет;
• отсутствия функций контроля доступа и защиты информации. Данные могут меняться или копироваться, в связи с чем риск подгонки результата под желаемый или утечки данных крайне высок.

Кроме того, у Excel есть еще четыре серьезных недочета для любого бизнеса, включая гостиничный:

• отсутствие масштабируемости. Когда объем информации растет, файл становится тяжелым, долго грузится, зависает, внезапно закрывается;
• неизбежное наличие ошибок за счет ввода данных вручную;
• уязвимость для мошенничества: данные в любой ячейке или значения в формуле можно изменить;
• у программы нет единого информационного поля. Пользователи могут использовать разные версии файла Excel и не подозревать об этом.

На фоне наличия этих недочетов все больше отелей отказываются от устаревшего инструмента в пользу специализированных программ.

Пример рынка: как управленческий учет в Excel мешал развитию отеля

В PFM обратился владелец отеля, столкнувшийся с проблемой после ухода финансового директора. Последний создал систему управленческой отчетности в Excel с использованием VBA. После того как он покинул команду гостиницы, никто не смог разобраться в хитросплетениях формул и ссылок.

Клиент не хотел создавать систему управленческой отчетности заново в Excel, так как на следующем этапе это также могло привести к её обнулению. Поэтому он решил больше никогда не зависеть от человеческого фактора и воспользоваться специализированным IT-инструментом.

Управленческий учет в HOMS: какие проблемы решает отель

• данные из всех систем гостиницы загружаются и обновляются в автоматическом режиме;
• нет ограничения по количеству обрабатываемых строк;
• автоматически вычисляется большое количество гостиничных метрик – загрузка, ADR, RevPAR, GOPPAR, расходы на персонал на доступный номер, драйверы для нормирования расходов;
• все данные в едином контуре. От Revenue Management до Labor Cost. Ничего не теряется, все учитывается;
• наличие гибкой ролевой модели позволяет настроить индивидуальную систему доступа для каждого руководителя в соответствии с зоной его ответственности;
• вся отчетность автоматически формируется по международным стандартам – ее примет любой банк, ПИФ, потенциальный покупатель гостиницы;
• HOMS – это российская система. Поэтому страновой риск отсутствует по определению;
• в системе хранится весь массив исторических данных отеля;
• жесткий контроль доступа и защиты данных;
• отсутствие ошибок или неточных данных;
• своевременное и быстрое ведение управленческой отчетности;
• доступны уникальные инструменты для глубокой аналитики и прогнозирования.

Программа создана специально для индустрии гостеприимства экспертами отрасли, что значительно облегчает работу в ней.

Сейчас во всех сферах для повышения производительности и прибыли применяются автоматизированные решения. Теперь, благодаря созданию HOMS, последовать тренду могут и отечественные отельеры.