ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ БЮДЖЕТ ОТЕЛЯ НЕ ВЫПОЛНЯЕТСЯ?

Год только начался, но уже может получиться так, что бюджет первых месяцев не выполняется. Что делать? Все зависит от ситуации и конкретной проблемы, которую вы обнаружили.

О самых частых кейсах и решениях рассказала Ксения Багаева — преподаватель SWISSAM и финансовый директор Mozart Hotel Group с 15-летним опытом в управлении финансами отелей и ресторанов.

Если в плановой выручке и расходах закралась ошибка

Например, вы делали бюджет в Excel и какую-то строку расходов не просуммировали. Или опечаталась в ADR какого-либо сегмента.

Если ошибка дает существенное искажение бюджета, несмотря на то, что бюджет — это закон, рекомендую внести корректировки в бюджет.

Почему это решение подойдет? Во-первых, каждый месяц иметь отклонения с комментарием “ошибка планирования” — раздражающий фактор для собственника и УК а также такие “технические” отклонения часто отвлекают внимание от реальных проблем. Во-вторых, если к выполнению бюджета привязана мотивация персонала, то нечестно лишать кого-то премии из-за технической ошибки.

Но и в обратную сторону это тоже должно работать: если ошибка в бюджете “благоприятная” (то есть доходы ниже, а расходы выше), то это тоже нужно корректировать.

Если с бюджетом все в порядке, но ситуация на рынке изменилась

Что делать, если сработали внешние факторы?

• Если изменения фундаментальные (например, пандемия), пересмотрите бюджет.
• Если они значительные, но не критичные — составьте прогноз до конца года с учетом этих изменений и внесите корректировки в рабочие планы отеля.

Зачем составлять такой прогноз?

1. Во-первых, чтобы продумать, какие решения нужно принять, какие шаги сделать, чтобы все-таки достичь бюджета по прибыли или хотя бы приблизиться к заветной цели.
2. Во-вторых, такой рабочий прогноз позволит планировать движение денег и избежать кассового разрыва.

Пример:

Мини-отель арендует помещение, и собственник поднял аренду на 20% вместо запланированных 10%. Управляющий составляет прогноз, вносит корректировку по аренде и видит: чтобы перекрыть дефицит бюджета, нужно поднять выручку на 3%. А дальше уже нужно рассчитать, на сколько нужно поднять загрузку, при каком ADR и так далее.

Так, с помощью эффективного планирования и дополнительных усилий отдела продаж (куда без него?:-)) можно свести негативное влияние роста аренды к минимуму.

Но важно: в такой ситуации не всегда нужно поднимать выручку, и это не всегда возможно. Часто в бюджете есть резервы для экономии по иным статьям расходов. Если их урезать, можно перекрыть превышение бюджета по другим расходам.

Если бюджет составлен корректно, критичных изменений нет, но планы все равно не сбылись

Такое бывает, когда планировали слишком позитивно или где-то не доработали. Тогда механизм контроля бюджета следующий:

• Ежедневно отслеживайте выполнение и пик-ап (pick-up) по выручке;
• Ведите прогноз по выручке (прогноз — рабочий инструмент исполнения бюджета);
• Ежемесячно составляйте прогноз по выручке на следующий месяц (желательно, на квартал вперед, идеально — до конца года);
• Исходя из прогноза по выручке, составляйте прогноз расходов.

Так, если по выручке идет невыполнение бюджета, за счет сокращения расходов у вас появится шанс выполнить бюджет по прибыли.

Как сокращать расходы?

Переменные расходы меняются пропорционально базе (выручке, проданным номерам, количеству гостей и пр.). Соответственно, их также нужно снижать пропорционально.

Постоянные расходы оценивайте относительно прогноза по выручке и расставляйте приоритеты: оставить расход в прогнозе, отложить, отказаться. Мы не можем не платить зарплату, коммуналку и так далее, но какие-то закупки, декор, некритичный ремонт можем отложить.

Если постоянно держать руку на пульсе, ежедневно контролировать исполнение бюджета и своевременно корректировать действия — отель может добиться плановых показателей, даже если в какой-то момент бюджет начинает не выполняться.

А если хотите разобраться во всех тонкостях составления бюджета, чтобы достигать желаемой прибыли — присоединяйтесь к онлайн-курсу “Бюджетирование в отеле” от Университета SWISSAM.

Старт курса 20 марта. Программу и стоимость смотрите по ссылке.