Menu

Елизавета Тиминская / «Учет и контроль»: Взаимодействие служб отеля для поддержания системы эффективного учета и контроля. Эксклюзив

Елизавета Тиминская / «Учет и контроль»: Взаимодействие служб отеля для поддержания системы эффективного учета и контроля.

О том, как выстроить систему эффективного учета и контроля в гостинице и организовать правильное, прозрачное и эффективное взаимодействие всех служб и бухгалтерии – в цикле материалов директора компании «Учет и контроль» (Санкт-Петербург), независимого консультанта по управленческому учету и бюджетированию Елизаветы Тиминской.


Система внутреннего контроля в отеле пронизывает все службы и функциональные подразделения отеля. Естественно, это в первую очередь важно для операционных отделов- номерного фонда: Фронт офиса (ресепшена) или службы приема-размещения и Ресторанной службы.

Учитывая огромное количество событий, которые становятся хозяйственными операциями, необходимо помнить о том, что ежедневно контролировать небольшой объем каждого дня гораздо легче, чем единовременно разбирать скопившиеся огромные пачки документов. Причем, с каждым днем отсрочки – увеличивается и риск, что-то упустить, потерять, проглядеть и, тем самым, нанести ущерб компании или заниматься «разгребанием завалов» на работе.

В первую очередь, система внутреннего контроля требует выстраивания правильных деловых бизнес-коммуникаций между подразделениями отеля. Это всегда работа в команде менеджеров, администраторов отеля, людей, которые работают на ресепшн, в ресторанной службе, в бухгалтерии, в финансовой службе, во всех отделах.

Важно понимать, что первичным должно быть желание собственника, управляющего отеля, директора (генерального менеджера) – иметь выстроенную систему здоровых и правильных коммуникаций для того, чтобы и максимально удовлетворить пожелания гостей, но при этом и не понести убытков. Если руководитель заинтересован в том, чтобы у него все работало и было эффективное сотрудничество и работа команды – оно будет. И именно этому посвящены и ежедневные митинги, утренние планерки, где проговариваются все вопросы, и еженедельный, так называемый, «разбор полетов».

Ежедневная планерка – очень важный и эффективный инструмент взаимодействия и командной работы, но с одной оговоркой – в том случае, если она не затянута, не переходит в совещание на час и более. Этим иногда совещания и планерки грешат.

Мы все понимаем, что рабочий день любого менеджера расписан по минутам, и возможности посвящать час-полтора рабочего времени переговорам ежедневно – просто нет. Поэтому

Планерки должны быть очень точными, правильными ежедневными коммуникациями по вопросам, которые необходимо обсуждать, глядя в глаза своим коллегам, которые позволяют доносить предложения и выработать совместные действия с коллегами на месте. Это первый признак эффективной организации рабочего времени всей команды.

На следующем уровне - конкретная и понятная информация, вне зависимости от департамента, в котором проходят рабочие совещания.

Какие задачи по документам и учету на день, если это бухгалтерия. Какие платежи мы ожидаем, какие деньги уже пришли, что за vip-гости к нам заезжают, какая планируется загрузка, какие мероприятия, надо ли корректировать цены, что с инженерной инфраструктуройс– если это утреннее собрание у генерального менеджера.

Почему коммуникации – это важно? Потому что несмотря на то, что цели у всей команды общие, степень участия и сроки выполнения – разные. И разрыв коммуникаций на любом из этапов – чреват потерями, нестыковками, дополнительными действиями и исправлением возможных ошибок.

На первом этапе отношения гостя с отелем происходят на уровне службы приема-размещения и отдела бронирования: он бронирует, заселяется, проживает, после выезда вся информация по нему переносится в бухгалтерию, в финансовую службу. И если на каком-то этапе допущен разрыв в информации, в коммуникациях – это дает определенные негативные вещи.

Отели – это очень большой объем первичных рутинных операций. Например, если у вас в отеле 100 номеров, то каждый гость ежедневно дает нам порядка 10-15 транзакций, как минимум. Умножим это на 30 рабочих дней. Плюс у вас еще есть ресторан, несколько торговых точек, конференц-зал, SPA-центр и ряд других сервисов. И при этом достаточно ограниченное количество сотрудников в отеле. Поэтому

Правильно выстроенные бизнес процессы или последовательность для обработки ежедневных результатов рабочего дня – это, фактически, один из ключевых факторов успеха работы современного отеля.

Что в этих инструментах ежедневного контроля должно присутствовать обязательно? Первое – уверенность в том, что формализованы все стандартные операционные процедуры (СОП) - для каждого отдела свои.

У нас есть стандартные операционные процедуры или СОП, кто-то их называет регламентами, кто-то – положениями, но по факту – это основные законы, правила, по которым мы разбиваем все наши бизнес-процессы на контролируемые этапы, даем алгоритм действий всех участников.

Именно наличием Стандартных Операционных Процедур (СОП) отличается отель с хорошим менеджментом.

Например, СОП Номерного Фонда описывает все стандартные и нестандартные действия. Обязательна процедура поселения гостя – то есть, изложена на бумаге в очень сжатом, кратком виде для того, чтобы все понимали, какие правила, требования, документы должны быть. Все мы помним дискуссии в гостиничных сообществах, которые обсуждали невозможность поселения без паспорта известного писателя. И сотрудники отеля абсолютно правы в том, что действовали строго по процедуре (Звездная болезнь или Как обрушить рейтинг отеля за одну ночь. Впору ли гостиничному сообществу создавать открытые "черные списки" неадекватных гостей... - примечание редакции).

Первое, что нас касается – соблюдение требований законодательства. Например, мы должны зарегистрировать гостя, есть очень жесткие требования по проверке миграционной карты иностранных гостей и определенные правила исполнения визового режима и миграционной отчетности.

Если у нас есть требования по соблюдению кассовой дисциплины, то мы должны очень четко придерживаться этих рекомендаций для того, чтобы не получить штрафов за нарушение правил соблюдения кассовой дисциплины.

Есть три важнейших блока контроля:

1. Минимизация рисков потерь выручки (когда нет злоупотреблений, связанных с мошенничеством или неполным оприходованием выручки).
2. Уверенность в корректности всех казначейских операций (или исключение потерь от непоступления платеже или неправильного оформления денежных средств).
3. Расчеты с клиентами или все, что связано с дебиторской задолженностью или своевременным получением оплаты по кредитной линиям от компаний.

Если мы говорим о контроле, необходимо четко понимать, что

Существует два типа рисков: риски неоплат и риски потери выручки.

Риски, которые возникают в службе приема и размещения – это, в основном, риски неоплат. Банальный пример – гость заезжает или выезжает, не оплатив, или кто-то не проконтролировал своевременное или полное поступление оплаты или отсутствует согласие компании на оплату дополнительных услуг гостя.

Расскажу историю, с которой я лично столкнулась много лет назад. История стара, как мир, но и сегодня такое кое-где у нас порой может произойти.

Я работала в одном очень известном отеле. Гость забронировал номер в последнюю минуту, с заездом вечером. Девушка, которая работала Отделе Продаж, после звонка гостя и бронирования получила факс (тогда еще электронная почта не так активно применялась в текущей работе) с копией банковской платежки, с печатью - о том, что платеж произведен.

Итак, мы ждем деньги, Импозантный мужчина, красивый, элегантный, с очень вальяжными манерами заселился и началась «красивая жизнь». Гость заказывал дорогие напитки в номер, жил в люксе, потребовал лимузин. На следующее утро были приглашены утро его гости, накрыт стол в ресторане. Отдыхал так, что вызывали доктора из партнерской клиники. Все это было включено в счет гостя – сумма очень существенная.

А информация о том, что мы ждем поступления денег так и не поступила в день заселения гостя, а когда спохватились через два дня, гость уже выехал. Повисшая сумма оказалась очень внушительной, тысячи долларов США. Служба приема и размещения и Бухгалтерия поняли, что история очень некрасивая, была проинформирована служба безопасности. Через несколько дней мы видим телерепортаж по ТВ о том, что гостя арестовали в другом люксовом отеле при попытке продолжить отдых по аналогичной схеме.

Всего одно слабое звено – девушка вовремя не сообщила в бухгалтерию и на ресепшн, что гость заселяется без оплаты, без оригинала платежного поручения с печатью и не проконтролировала приход денег. Стали разбираться - выяснили, что платежка была сделана гостем и отправлена из бюро обслуживания бизнес-центра, то есть это, по сути, фальшивый документ, который при наличии должного контроля был бы на следующее утро сразу зафиксирован, и такая история бы не случилась. Естественно, коллегам других отелей уже была отправлена информация, его попытка повторить «красивую жизнь» не удалась. И гость продолжал отдых уже не в отеле, а в других менее комфортных местах.

О чем говорит эта история, которая может повториться в том или ином варианте в любом отеле, независимо от звездности? В первую очередь, о том, что система внутреннего управленческого контроля в отеле была не выстроена, система коммуникаций недостаточно корректна, ежедневная проверка поступления платежей была несовершенна.

Что можно сделать для того, чтобы такие случаи в том или ином варианте не повторялись?

Индивидуальные гости.

В первую очередь, по индивидуалам – должна быть предавторизация кредитных карт. Да, гости не любят предавторизацию, и их по-человечески можно понять. Деньги «заморожены», и снятие предавторизации при оплате должно быть очень корректно выстроено в системе для того, чтобы деньги не были сняты с карты гостя дважды. Накануне заезда гостя обязательно снятие стоимости проживания одной ночи или иной суммы, предусмотренной условиями его бронирования.

Если гость платит наличными – обязательно аванс при заселении. Причем, аванс, который вы берете, должен иметь определённый лимит. И кто-то должен отслеживать его расходование, чтобы «почувствовать красивую жизнь гостя» и понять, достаточно ли аванса гостя для покрытия всех его расходов.

Контролировать это должна, в первую очередь, служба приема-размещения, но контролирует она уже в рамках выстроенной политики внутреннего контроля, согласно стандартов операционной деятельности и СОП.

Если мы у себя в отеле устанавливаем правило, что при заезде берем сумму, допустим, не менее 5000 рублей для покрытия дополнительных услуг, то, как только мы понимаем, что счет гостя превышает лимит дополнительных услуг, мы должны либо позвонить гостю и попросить его пополнить баланс, либо зарезервировать на его карте дополнительные денежные средства.

Индивидуальное бронирование через интернет ресурсы на сайтах.

Обязательно проверить соответствие фамилии держателя карты, по которой было гарантировано поселение с фамилией и данными гостя. Если гарантия была сделана картой другого человека, но сам он не проживал- снятие оплаты отелем денежных средств возможно оспорить. Особенно внимательно надо быть с безвозвратными тарифами.

Корпоративные гости.

Вторая часть истории – корпораты. Какие риски неоплаты могут быть у корпоративных клиентов? Корпоративные клиенты – это, в первую очередь, те компании, с которыми у нас имеются договоры. В них очень детально, четко прописаны все условия проживания, условия оказания дополнительных услуг, цен, обязательно есть пункт со штрафами за «незаезд». Это бывает часто, командировки отменяются, и за это нам, то есть отелю, тоже требуется возмещение, которое должно быть получено от корпоратов, согласно контрактных условий. Обязательно при заселении необходимо проверять наличие действующего контракта, потому что часто бывает – вовремя не пролонгировали, и все – вы уже работаете на без юридической защиты.

Важный момент – проверка заявок. Заявка должна быть обязательно в письменном виде, она должна храниться в определенном блоке документов, так называемом «файле гостя». К заявке должно быть прикреплено подтверждение о бронировании.

При бронировании рекомендовано сразу, из системы формировать Счет на предоплату, которую направляют для оплаты в Компанию. На практике только очень небольшое количество корпоративных клиентов имеет открытую кредитную линию.

Счет на предоплату должен быть оплачен, а поступление денежных средств на счет отеля требуется подтвердить бухгалтерии.

Если деньги в пути при срочном бронировании – обязательно тесное взаимодействие и ожидание их поступления с регулярной проверкой в течение дня. Сейчас банковские сервисы позволяют видеть поступление денежных средств на счет отеля в онлайн режиме.

Бронирование через Турфирмы.

Если клиент оплатил туркомпании свое проживание, а бронирование организовывала туристическая фирма, обязательно должен быть ваучер об оплате в установленной форме, образец ваучера также должен быть приколот к контракту с турфирмой – для того чтобы мы четко понимали, что после проживания конкретно этого гостя турфирма возместит нам эти деньги в конкретные сроки. Нет ваучера – нет права на заселение. И при любых сомнениях и вопросах- звоните, пишите, связывайтесь с турфирмами, проверяйте контракты.

Оплата дополнительных услуг.

Еще один практический вопрос, на который я бы хотела обратить внимание – если вы отправляете какие-то дополнительные услуги на номер гостя, обязательно должен быть счет, который гостем собственноручно подписан. Если гость обедает или отдыхает в баре, ресторане, и гость просит записать все на свой счет, первое, что вы должны сделать – удостовериться, действительно ли гость проживает в отеле. Для этого он должен обязательно написать свою фамилию, расписаться и отметить собственноручно номер, в котором он проживает. И очень важно- получить подтверждение от компании о согласии на оплату допрасходов. Если бронируется только проживание с завтраком- счета на допуслуги гость оплачивает самостоятельно, и это обязательно контролируется. И ждать после выезда гостя отплаты допуслуг от компании, которая его направила в командировку не получится.

Выезд и расчет.

Когда гость при выезде из отеля, рассчитывается, вы проверяете весь пакет документов и немедленно передаете в бухгалтерию. В течение установленного срока бухгалтерия должна немедленно подключиться для того, чтобы своевременно выставить счета и сделать всю необходимую работу по отражению выручки. Работа в отеле организована таким образом, что после закрытия дня все транзакции и проводки на другой день необходимо отразить в учете, сверить балансы гостей, проверить счета гостей в системах и произвести отражение такого дня в учете.

Работа «День в День» позволяет всем службам сделать определенное количество операций и не копить рутину, которая может в высокий сезон даже частично парализовать работу и не позволить сосредоточиться на главном- обслуживании гостей и эффективной работе службы. Особенно важно это для большого отеля.

Следующий этап – проверка поступления денежных средств. Счет на предоплату должен выставляться обязательно сразу, с одновременной отправкой гарантии поселения, вне зависимости от часов работы бухгалтерии. Формат типового счета на предоплату должен быть обязательно согласован с финансистами и желательно его настроить в системе для автоматизированного формирования вместе с Заявкой на бронирование.

Папка выставленных за день счетов на предоплату – пока рабочая корреспонденция, намерения, ожидаемые деньги, но как только папка с выставленными счетами на предоплату приходит в бухгалтерию, мы немедленно ставим на контроль поступления на наш расчётный счет денег и, соответственно, гарантии поселения по этим предоплатам.

Что делать, если у нас у бухгалтерии выходной день? Как правило, в пятницу вечером гость редко заезжает в командировки, бизнес-гости, как мы их называем, приезжают в основном в рабочие дни. Но, если мы селим гостя немедленно, если бронирование идет в последний момент, то мы должны на каком-то этапе его заселения предупредить бухгалтерию, что деньги должны прийти в понедельник, и в понедельник проверить, пришли ли денежные средства, и далее быть уверенным в том, что аванс или предоплата поступила.

Естественно, служба приема-размещения с бухгалтером работает в очень тесном контакте. Сейчас, конечно, ситуация изменилась в лучшую сторону, потому что система Банк - Клиент позволяет получать информацию по движению средств на счете буквально каждый час. Можно зайти в систему и или получить сообщение о приходе денежных средств. Но, как правило, проверить у себя в бухгалтерии мы можем, но нам необходимо донести до службы приема-размещения факт, что деньги еще не пришли или уже поступили/были отправлены.

Что делать в ситуации, когда у нас стоит растерянный гость, или он уже живет в отеле, а мы понимаем, что оплаты со стороны компании нет? Гость по сути является заложником ситуации, которую нужно проверять и решать. И приходится просить гостей звонить в свою бухгалтерию, проверять, подтверждать, подчас испытывать волнение. Но, поверьте, ни один серьезный отель в любой стране не поселит без оплаты или письма, попросит прогарантировать Ваш заезд до поступления собственной кредитной картой или авансом. И до поступления оплаты будет уверен в том, что не случится недоразумений.

Штрафы за незаезд.

Еще одна часть доходов отеля – штрафы за неявку, то, что на отельном сленге называем «No show». Незаезд — фактическое неприбытие гостя в запланированный день или аннуляция заказа, сделанная менее чем за 24 часа до даты заезда, указанной в брони, если предусмотрены штрафные санкции. По стандартным условиям бронирования, бронь без штрафа может быть отменена накануне до установленного времени. Для тех, кто работает с корпоратами – это отдельная история, о ней мы тоже поговорим.

В первую очередь, каждое утро, после закрытия операционного дня в системе, получив информацию о забронированных номерах, в которых был незаезд гостей, необходимо сразу отпостировать или отразить во внутреннем учете, в статистике неявки, по которым выставляются штрафы. В системах онлайн бронирования штрафы по неявкам разбираются отдельно.

После проверки незаездов, в бухгалтерию передается служебная записка о том, что в учете отражаются сумма неявок в составе Прочих Доходов. Штрафы за незаезд по корпоратам в установленной сумме должны быть выставлены им в счет. Естественно, все записки должны быть подписаны менеджером службы. Тогда штрафы за неявку ежедневно будут отражаться в учете в составе выручки. Статистика неявок дает нам очень наглядную информацию. Естественно, отель сам определяет политику своих взаимоотношений с корпоратами и гостями. Многие руководители небольших независимых отелей говорили, что их волнует потенциальная потеря лояльности компаний, которые с ними работают. Но давайте разбираться- в контрактах корпоративных клиентов есть пункт о штрафе за незаезд, отмены часто бывают результатом невнимательности сотрудников компании, которая своевременно не информирует отель об отказе от брони. Стоит ли перекладывать на отель убытки от того, что номер простаивает из-за непрофессиональных действий? Особенно если это касается высокого сезона.

Система бронирования в отеле очень напоминает систему бронирования авиабилетов, особенно это касается работы в высокий сезон. Практически всегда существует риск того, что в последний момент будут отмены и незаезды, на отельном сленге существует такое понятие, как «бронирование в минус». Когда мы бронируем небольшое количество номеров больше (когда у нас 100% загрузка), чем есть у нас номеров в отеле. Выкладки специалистов по управлению доходностью опираются на статистические расчеты и позволяют прогнозировать «процент незаезда», и сами отели ведут свою статистику.

Если кто-то из гостей не отменит бронь, или не приедет, мы выставим штраф за неявку. Но, если случается заезд гостей и уже нет свободных номеров, отель переселяет их за свой счет в другой отель поблизости и не меньшей звездности, с которым установлены партнерские отношения. Переселение делается максимально комфортно и любезно. Номер в отеле оплачивается не гостем, отели имеют оформленные договора на переселение гостей.

Обратите внимание, что пункт «штраф за неявку» в контракте с корпоративными клиентами должен присутствовать обязательно. Здесь есть еще одна вещь, на которую я бы хотела обратить ваше внимание.

Штрафы за неявку не отражаются в доходе номерного фонда. Это – прочая выручка отеля. Почему это важно разделять? В первую очередь по требованиям корректности учета – если номер занят – то отель несет расходы, связанные с проживанием гостя в отеле (есть доходы и расходы- косметика, операционные поставки, стирка белья, уборка номера). И все расходы списываются пропорционально занятым номерам. При штрафе за незаезд расходов отель не несет.

И неявка гостей ни в коем случае не влияет на загрузку и не включается в состав выручки номерного фонда.

Комплиментарные заселения.

Отель часто участвует в программах поддержки культурных мероприятий, важных событий в городе. Основной формой участия является поселение гостей в рамках партнерской программы. Важная вещь, на которую я хотела обратить внимание – это предварительная авторизация ответственного сотрудника с согласованием высшего руководства отеля. Как правило, заявка делается заранее, если система бронирования работает эффективно в отеле, и люди, которые работают с этой системой, заранее знают, хотя бы за день-два, о том, что планируется бесплатное или так называемое «комплиментарное поселение».

И второе – контроль и отчетность о том, кто жил бесплатно. Этот отчет тоже распечатывается ежедневно, в рамках закрытия рабочего дня гостиницы, обязательно собирается статистика по комплементарным номерам. Но как часто бывает, особенно в небольших частных отелях – звонит собственник или директор и говорит: «Вы знаете, срочно заедет гость. Пожалуйста, поселите его бесплатно». Селят на день, два, три. Хорошо, если это не высокий сезон, и есть свободные номера, и на эти номера нет бронирования. А потом еще и не хранится информация о том, что такое бронирование было. Поэтому в таких ситуациях необходимо сделать не позднее следующего дня служебную записку о том, что «по вашему звонку было сделано бесплатное поселение гостя Ф.И.О.», и подписать. Поверьте,

Когда собственники или менеджеры видят количество бесплатных номеров и сумму недополученной выручки по таким бесплатным номерам и комплиментарным заездам – это всегда является информацией для размышления, и они более осмотрительно начинают относиться к предоставлению номеров.

В учете комплиментарных номеров существует два подхода. Если у нас бесплатный номер предоставлялся сотруднику отеля (бывает система дежурных, которые круглосуточно остаются в отеле, ночуют), тогда на загрузку бесплатно предоставленные номера отеля не влияют и не включаются. А если у нас бесплатно живут клиенты, согласованные с менеджером отеля, с собственником (это часто бывает в качестве рекламной поддержки, отели выступают спонсорами, предоставляя бесплатные номера), то тогда ставится сумма проживания нулевая, но при этом это влияет на загрузку.

Вообще, истории с бесплатными гостями/друзьями/родными/коллегами – вечна, как и вечны потери для бизнеса. Особенно это касается небольших гостиниц и отелей в регионах, где уровень финансовой грамотности отельеров не всегда позволяет просчитать прямые и косвенные убытки. Это те случаи, когда проживают родственники собственника, друзья, «важные контакты», причем, без должного учета статистики и расходов.

Важная проблема, которая лежит в области бухгалтерского учета и финансового контроля – это непосредственно собственник и его расходы, которые могут включаться с расходами отеля. Основное правило и бизнеса, и бухгалтерского учета – отделение своих личных расходов от расходов компании.

Собственникам, которые грешат совмещением личных расходов и расходов бизнеса, стоит задуматься о том, нужно ли родственные/приятельские отношения вносить в отель с увеличением нагрузки на бизнес.

Прием, выручка и сверка.

Следующий блок, который важен для соблюдения системы контроля – оплата проживания. Обязательно распечатывается счет, на котором клиент расписывается, оплачивает, выдается кассовый чек или копия приходного кассового ордера.

Если гость проживает индивидуально, и ему не надо отчитываться перед организацией, это лучше сразу спросить – просто для того, чтобы лишний раз не печатать счета. Если гость отказывается от счета, то обязательно предоставляется кассовый чек, это правило ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Когда мы говорим о полноте поступлений, которая приходуется в отеле, отражается в выручке отеля, то нельзя игнорировать такое важное действие, как сверка. Если мы будем делать сверки каждый день по выручке номерного фонда в первую очередь и по выручке ресторанной службы, то не будет такого огромного объема работы, таких огромных затрат и усилий для того, чтобы сделать выверку за неделю или за месяц.

В отеле с налаженными бизнес-процессами работа всех служб организована таким образом, что, ежедневное определенное количество рутинных операций, связанных с выверкой, подсчётом, с отражением в учете на регулярной основе, позволяет сделать отчет быстро и получить своевременно, в течение 1-2 рабочих дней, всю информацию.

Сверка системы и документов на первом этапе делается ночным аудитором или специалистом фронт офиса по данным ночного аудита или закрытия дня. Позиция Ночного аудитора очень важна в больших отелях. В небольшом отеле функции ночного аудитора выполняются старшим смены или старшим номерного фонда. В любом случае, все данные должны быть распечатаны, сверены, по свежим следам заданы все вопросы, подписаны и сразу в этот же день переданы в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет все документы, связанные с работой номерного фонда, ресторанной службы, которые предоставляют службы. Проверяются оплаты по наличным, безналу и картам, сверяются все чеки, документы, закрывается рабочий день и ежедневно проводится в учете Бухгалтерии в составе Реализации Дня.

Казначейские операции.

Казначейство – это раздел учета, который связан с движением, оплатой, поступлением и контролем денежных средств. Опять же, очевидные вещи: надо помнить, что

Для того, чтобы рассчитаться наличными с нашими гостями, обязательно должен быть выдан разменный фонд. Он должен быть сделан по документам - по расходному ордеру. Ответственный должен следить за наличием разменного фонда, пересчитывать каждый день и пополнять, если необходимо.

Для больших отелей – как правило, это от 30-50тысяч рублей, для маленьких отелей сумма может быть меньше, отель сам для себя это устанавливает. Проверка сохранности разменного фонда - обязательна.

Контроль наличных.

В первую очередь, когда вы закрываете смену или закрываете день, снимаете z-отчет или отчет по кассе, вы должны сдать денежные средств. Обычно сдают в конвертах по сменам. Положить, пересчитать наличную выручку желательно при свидетеле. Свидетелем может быть не обязательно сотрудник службы приема-размещения или старший, можно пригласить даже сотрудников-коллег. Надо быть четко уверенным в том, что та сумма, которую вы сдаете, соответствует раскупюровке.

Далее, вы кладете эти деньги в конверт, подписываете сумму, делаете запись в журнале или учетной книге – это идеальная последовательность документального оформления. Сдал - Ф.И.О., в присутствии – Ф.И.О. Деньги обычно хранятся в сейфе в запечатанных конвертах.

Конечно, идеальный вариант, когда используется дроп-сейф, который организован так, что в него есть вход (можно положить туда конверт), но открытие ключом производится Главным Кассиром или сотрудником бухгалтерии. Если мы сдаем деньги по такой системе, то кассир на службе приема-размещения в принципе не нужен. Ключ находится у уполномоченного главного кассира или бухгалтера, который приходит утром, забирает конверты и идет в бухгалтерию. Конверты открываются в присутствии другого сотрудника бухгалтерии. Для того, чтобы быть точно уверенным, что та сумма, которая была положена со свидетелями в конверт, соответствует выручке, которая приходуется в Главную кассу.

Сумма сверяется с чеком, сверяется с книгой кассира-операциониста, ежедневная выручка отражается в учете по оплате наличными.

Передача денег под отчет.

Важная часть, которая касается казначейства – выдача денег под отчет. И здесь тоже есть нарушения, на основные из которых стоит обратить внимание. Первое –

Необходимо иметь приказ на тех сотрудников, которым разрешается брать подотчетные суммы, как правило, это менеджер по закупкам или люди, которые занимаются закупками, которые достаточно часто получают эти деньги. Если мы устанавливаем такую систему контроля, что человек не получит деньги под отчет, пока не отчитается по предыдущим, естественно, это требование будет соблюдаться.

В небольших отелях часто бывает так, что сотрудники набирают под отчет серьезные суммы, потом вовремя не отчитываются, бухгалтерия не в курсе. А

Что такое закупки, которые не оприходованы на склад и денежные средства, по которым вы не отчитались? Это наш знаменитый 71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами» Вы из закупленных продуктов уже банкет, например, накрыли, а у вас эти продукты еще на склад не оприходованы.

И начинаются мучения – что, как, куда – суммы в подотчете растут, достоверность информации нулевая. Нужно взять эти расчеты под контроль и непреклонно выполнять основные требования, не допуская безотчетности и задержек.

Когда мы говорим о возврате на карту – это тоже соблюдение казначейских операций - на это надо обратить внимание. Например, гость приехал и забронировал отель на три дня. Ему сняли деньги с карты, сделали преавторизацию, а он прожил два дня из трех и уехал. Да, остаток должен быть возвращен именно на карту, не наличными.

Возврат средств должен быть формализован для того, чтобы деньги вернулись именно тем гостям, которым нужно. Должна быть обязательно сделана сверка баланса гостя, подтверждение ответственного сотрудника Фронт офиса. Сейчас у отелей 60-70-% оплат проводятся банковскими картами, поэтому необходима процедура ежедневной сверки оплат картами и получения от банка средств по эквайрингу и расчета комиссий.

Часто бывает, что деньги «зависают», не приходят в установленные сроки из банка, который осуществляет эквайринг. Обратите внимание, что здесь проверка должна быть достаточно строгая, и мы с вами будем говорить об этом достаточно подробно в следующих материалах.

Что еще важно – как минимум, в распоряжении руководителя ежедневно должны присутствовать, быть распечатаны, проверены, подписаны обязательно следующие отчеты: отчеты о продажах за день, где мы всю нашу выручку группируем по торговым точкам, по продажам, по сегментам наших клиентов. И обязательно –отчет о том, какими видами оплат закрыта наша реализация (картами, наличными или отправлена на дебиторскую задолженность на оплату, на безнал). Безналичные оплаты обязательно с указанием компаний, по которым проверяем взаиморасчеты и закрываем авансы и постоплаты.


Это интервью - первая часть того, что необходимо знать об основах контроля в отеле, продолжение – в следующих интервью с Елизаветой Тиминской.

Важно:

Друзья, присоединяйтесь к нашим пабликам в социальных сетях: instagram.com/horecaprofessionals, facebook.com/horecaprofessionals, vk.com/horecaprofessionals, наш канал на Youtube и в telegram: t.me/Hotelier.PRO. Подписаться на еженедельную рассылку по электронной почте:

Материалы, близкие по теме

СПЕЦИАЛЬНОЕ ВИДЕО В ТЕМУ:

Наверх
  1. Исследования
  2. Около отельное
  3. Реклама
  4. Эксклюзив
  5. Еще +
Аналитика. Тренды гостиничного бизнеса, которые невозможно игнорировать.

Аналитика. Тренды го…

Компания Amadeus, специализирующаяся на технология...

Аналитика. Эффект TripАdvisor. Размер имеет значение – как звезд, так и отзывов.

Аналитика. Эффект Tr…

Отзывы, оставленные на TripAdvisor, привлекают не ...

Аналитика: Блеск и нищета гостиничной индустрии. Переработки. Графики. Зарплаты.

Аналитика: Блеск и н…

О продолжительности рабочей недели линейного персо...

Аналитика. Помогут ли гостиницам эффективные email’ы обойти по продажам сайты бронирования?

Аналитика. Помогут л…

С учетом обострившейся конкуренции и монополии OTA...

Специальное обращение команды Hotel Advisors: представление услуги "удаленный менеджер по доходам".

Специальное обращени…

Компания Hotel Advisors анонсировала начало предос...

По канонам пяти звёзд – что говорят отельеры о продукции Tork.

По канонам пяти звёз…

Представители Tork провели опрос служб хаускипинга...

Форум загородных отельеров. С 22 по 24 апреля. Event-отель Конаково Ривер Клаб.

Форум загородных оте…

С 22 по 24 апреля в Event-отеле Конаково Ривер Кла...

AZIMUT Смоленская Москва принимает участников "Moscow Hospitality Conference 2018. Гостиничные решения".

AZIMUT Смоленская Мо…

26 апреля 2018 года в гостинице AZIMUT Смоленская ...

Hilton Worldwide расширяется с рекордной скоростью - один отель в день. Охвачено уже 100 стран мира

Hilton Worldwide рас…

Компания Hilton Worldwide объявила о расширении се...

Soul Kitchen Hostel заслужил HOSCAR. Хостел из Северной столицы уже дважды выиграл престижную награду в хостел-индустрии.

Soul Kitchen Hostel …

16 января 2016 года крупнейший ресурс в хостел инд...

ibis подводит итоги зимних каникул по России. Динамика загрузки от +25% до -13%. Иностранных гостей стало больше.

ibis подводит итоги …

Фраза "Новый год нужно отмечать дома" с каждым год...

Влияние AccorHotels: 880.000 рабочих мест по всему миру. Вклад в мировой ВВП €22 млрд. 3700 отелей в 92 странах мира.

Влияние AccorHotels:…

Группа AccorHotels провела первое масштабное иссле...

Наталья Обыденнова / "Сретенская": Квалификационный апгрейд гостиничного рынка. От экспатов к россиянам. IT-технологии и персонал.

Наталья Обыденнова /…

О том, чем полезен CongreFest-2016, о кадровом пот...

10 самых высокооплачиваемых CEO в мире гостиничного бизнеса. Игорный бизнес, умелый менеджмент и "золотые парашюты".

10 самых высокооплач…

Доходы CEO крупнейших гостиничных сетей мира по-пр...

Аналитика. Перемены под воздействием технологий. Когда вымрут консьержи?

Аналитика. Перемены …

Автоматизация, приложения, девайсы и сайты отзывов...

Константин Артемьев / Russian Hotels Talks: Сообщество отельеров – это запрос на перемены. Компетенции и верификация. Тренинги, собственники и профессиональное самоуважение.

Константин Артемьев …

Подводя итоги 2015 года невозможно не говорить о р...

Москва - мировой лидер по числу хостелов среди столиц мира. Количество против качества.

Москва - мировой лид…

Москва и Санкт-Петербург входят в число мировых ли...

Дмитрий Сельков / ID Hostel: Хостельные войны – история вопроса. Туристы vs местные жители. О разных поколениях хостельеров. Запрещать или регулировать.

Дмитрий Сельков / ID…

Обсуждения судьбы хостелов и мини-отелей, располож...

Рейтинг The Guardian. ТОП-10 luxury-хостелов Европы. От Севильи до Санкт-Петербурга

Рейтинг The Guardian…

Бюджетный отдых в одном из городов Европы без ущер...

Санкт-Петербургский хостел Soul Kitchen в четвертый раз признан лучшим в мире по версии Hostelworld.com.

Санкт-Петербургский …

Санкт-Петербургский хостел Soul Kitchen в четверты...