Ирина Костюкова / Kaspersky Lab: Если в компании есть корпоративная трэвел-культура – будет и оптимизация издержек.

Вячеслав Сапожников / Hotelier.PRO: Ирина, спасибо за встречу и участие в обсуждении механизмов взаимодействия в золотом для нас треугольнике «Отельеры – ТМС – корпоративные корпорации». Давайте сразу о проблематике… Как у вас строятся отношения с отельерами? Узкие места, издержки, оплаты?

Ирина Костюкова / Kaspersky Lab: По-разному строятся. Собственно, как у всех, наверное, идем в отели и говорим, что, вот, дескать, селимся у вас достаточно часто и хотели бы получить за свои объемы специальные цены.

Когда только запускали трэвел-программу, были сложности со сбором такой статистики – бронировали достаточно бессистемно, чаще всего через ТМС по агентским или опубликованным тарифам, и, зачастую, доказать, что именно мы сделали какой-либо объем, было сложно. Когда запустили прямые договоры, статистика начала формироваться, расти, стала видимой. Сейчас, конечно, все еще проще – мы работаем с ТМС, через GDS. То есть контракты с отелями у нас прямые, но бронирования осуществляются руками ТМС.

Но, если говорить об издержках и затратах для корпорации, то к структуре работы вопросов – поле непаханое. На первый взгляд, все просто – вот столько ночей мы живем, давайте нам прямой тариф. А на самом деле, когда начинаешь смотреть вблизи на всю эту историю, понимаешь, как много здесь обнаруживается подводных камней.

ТМС на отеле клиента не зарабатывает, если, конечно, у него за спиной в отель не придет и не начнет просить комиссию. Такое, к сожалению, случается, и истории получаются довольно скандальные. Вообще, ТМС не должна этого делать и, соответственно, по умолчанию ТМС наш тариф ничего не дает. Поэтому бронировать, и уж тем более оплачивать его агентству не интересно. Соответственно, как правило, встает вопрос дополнительного сбора за такие услуги.

ТМС за эти хлопоты или хочет довольно много, или, вообще, не хочет этим заниматься, а у тебя висят вопросы – так чем гарантировать и как оплачивать? С гарантией еще можно что-то придумать, а с оплатой? В идеале на месте, наличными или картой. Стало быть, надо какие-то авансы людям выдавать. Вариант в целом неплохой, но все равно не очень сотрудниками приветствуется. А вдруг отель еще и депозит какой-то на карте заблокировал и держит. А суммы иногда блокируются ощутимые. Либо надо внедрять программу корпоративных карт. В целом, тема самостоятельной оплаты отеля – крайне непопулярная у сотрудников, поэтому, любой корпорации приходится что-то с этим решать…

Виртуальную корпоративную карту для оплаты использовать нельзя, придется широкому кругу «третьих» лиц открыть ее данные. Можно использовать разве что в качестве гарантии, да и то, опять же только в автоматическом режиме, там, где есть возможность прогарантировать через защищенный сервер.

Персональные корпоративные карты – вариант, но всех проблем не решает. Обслуживание карты чего-то стоит, выдавать человеку ради одной поездки в год – нет смысла. С другой стороны, человек не планировал ехать, а вдруг срочно приходится, что делать? Или только что устроился, и сразу командировка. Опять же вопрос – какой тип ответственности сделать по карте? При корпоративной могут хуже отчитываться. Надо как-то мотивировать. Личную не очень любят банки, им интереснее, чтобы компания гасила задолженность и сама со своими сотрудниками потом разбиралась. В общем, есть над чем поработать.

На данный момент на гостиничной программе экономим порядка 10-15% от общего расхода на проживание. Но я уверена, что, если решим ряд вопросов с оплатой, можем сэкономить больше. Оптимизироваться еще есть куда.

Вячеслав Сапожников / Hotelier.PRO: Если отойти от финансовых вопросов в отношениях с отелями… По каким критериям выбираете, чего ждете, как оцениваете?

Ирина Костюкова / Kaspersky Lab: Скажу так,

Принято считать, что для закупщиков ничего, кроме цены, не существует. Но на самом деле это не так, по крайней мере, в нашей компании. Мы стараемся найти оптимальный баланс цены и качества. Базовые требования у нас – отели уровня четыре звезды, бизнес направленность, обязательно включенный завтрак, интернет и Wi-Fi в номере, а не только в лобби, поздняя отмена бронирования.

Пришел сотрудник в отель после ряда переговоров, уставший, а для того, чтобы в интернет выйти, надо в лобби спуститься. Не вариант. Завтрак включенный – потому, что в противном случае на него надо тратить суточные. Локация – рядом с нашими территориальными офисами. И крайне желательно, чтобы либо построен, либо отремонтирован был не так давно.

В России мы довольно мало живем в регионах – они составляют около 30% всего нашего трэвела.

Вячеслав Сапожников / Hotelier.PRO: Традиционная для корпораций история, когда сотрудники приходят в департамент корпоративных поездок и говорят – мы нашли на букинге тариф на тот же отель, на те же даты, и он дешевле. Почему наш корпоративный тариф – выше? Как часто сталкиваетесь с этим, что отвечаете?

Ирина Костюкова / Kaspersky Lab: У меня на этот счет недавно родилась этакая перефразированная сентенция:

Для корпоративного тревел менеджера нет повести печальнее на свете, чем повесть о тарифах в интернете. Действительно, сотрудники продвинуты, интернет продажи тур продукта развиты, повсеместно люди закупают свои отпуска в Сети, не прибегая к помощи агентств. И, соответственно, видя простоту модели частного бронирования, ошибочно проецируют эту простоту на корпоративный трэвел, не понимая нюансов масштабирования, которые ему свойственны.

Бронирование на букинге и иных ОТА – история про b2c, про конкретного частного пользователя, который зашел, выбрал отель, тут же на месте прогарантировал личным платежным средством, оплатил, все риски и хлопоты по бронированию, отмене и замене взял на себя.

А если ты сотрудник корпорации, и бронь нужна для командировки, так ли хочется использовать свою карту? Кто-то спрашивает, почему я могу своей картой этот тариф взять, а вы не можете. Так в том-то и дело, что вот ты, вот твоя карта. Цена вопроса не слишком высока. А в рамках корпорации надо это сделать еще для тысячи человек. Чтобы прогарантировать и оплатить такую массу поездок – нужен серьезный платежный инструмент. Даже если сделать карту с таким остатком, это ж безрассудно совершенно ходить с ней по туристическим интернет порталам. Не говоря уже о том, что нужна еще и дополнительная рабочая сила для этого. Сэкономленное уйдет на оплату этого труда.

Приходится постоянно объяснять, за что мы платим наш корпоративный или агентский тариф – за то, что ты теперь не пользуешься собственной картой, не блокируешь свои личные средства, за то, что тебе номер нашли, забронировали, потом, если надо, бронь отменили или перенесли, и тебя это не касается; потому что нам выставили счет, который компания оплатит c хорошей отсрочкой платежа. Опять же статистика - наше все, она позволяет вести дальнейшие переговоры, а при открытом бронировании собрать ее будет крайне затруднительно. А «низкая» цена в интернете, при тщательном рассмотрении, может что-то и не включать, не учитывать.

Вся эта история с объяснениями и правилами вылилась в итоге в то, что мы что структурировали все документы о корпоративном тревеле в удобный формат и вывели в отдельный проект на нашем внутреннем портале. Считаю, что

Это важная и неотъемлемая часть работы любой успешной корпорации – формирование культуры корпоративного трэвела. Будут политика и культура – будет и оптимизация издержек.

От редакции: Напомним, что регистрация на круглый стол «Корпоративный вопрос - «Дешевле ли в интернете…» или как корпорациям правильно бронировать отели?», который состоится 25 сентября в 14.00 по московскому времени в прямом эфире на Hotelier.PRO, бесплатна и доступна по ссылке – зарегистрироваться.

Ранее редакция Hotelier.PRO в рамках подготовки круглого стола, пообщалась с Марией Сергеевой, начальником отдела организации деловых поездок корпорации "Открытие" о золотом треугольнике "Отели - ТМС - Корпоративные клиенты".

И представляем персональное приглашение от модератора круглого стола, резидента Hotelier.PRO Якова Адамова:

Чтобы всегда оставаться в курсе новостей и событий гостиничной индустрии, а также следить за обновлениями на Hotelier.PRO – подпишитесь на еженедельную рассылку. Это бесплатно.